Többet érdemelsz egy számlázó programnál

KKV Ügyvitel

Előnyök

2014. szeptember 23. - Hertay Ákos

Órákig tudnánk mesélni a rendszer képességeiről,
ezért csak néhány példával szemléltetnénk:
miért éri meg Önnek az integrált ügyvitel?



Felejtse el a rendszerek közötti copy-paste-et!


Mennyi időt töltenek el kollégái adatok ide-oda másolásával? Előfordult már Önökkel, hogy csak az egyik ponton jegyzett fel egy változást, ami nem került át a következő munkafázisba? Azzal, ha az Ön igényei szerint összeállított integrált ügyviteli rendszert használ, az egyszeres adatbevitelnek köszönhetően sokkal gyorsabban és kevesebb hibával veheti az akadályokat: ha mondjuk változik a szállítási cím, akkor az mindenhol változni fog. A hibákat mindig olcsóbb megelőzni, mint utólag kijavítani.

Mentse el, lépjen ki, módosítsa, lépjen be...


A bizonylat rögzítése közben döbben rá, hogy a rögzíteni kívánt partner (cikk, mértékegység, garancia, fizetési mód, stb.) még nem létezik a rendszerben vagy megváltozott? Felejtse el, hogy ki kell lépnie a bizonylatból: a megfelelő jogosultságok mellett azonnal meghívhatja a szükséges programmodult és a módosítások után folytathatja munkáját, anélkül, hogy meg kellett volna azt szakítania. A rendszerben az adatok és a bizonylatok szoros logikai kapcsolatot is ápolnak, például könnyedén végig lehet menni egy ilyen láncon: nézzük csak a számlán ezt a tételt... hmm, mi volt a szériaszáma? Honnan is vettük? Lássuk a szállítói számlát, mennyi garancia is volt rá? Kinek adtunk még el ebből a szállítmányból...?

Javuló belső és külső kommunikáció


Ha adott cégnek mostantól összeghatártól függetlenül ingyenes kiszállítást ígér, hogyan kommunikálja ezt kollégái felé? E-mailt ír, esetleg táblázatban vezeti? Volt már olyan, hogy egy kollégája valamit „félrenézett” vagy elfelejtett, amivel kellemetlenséget okozott?

Az integrált ügyviteli rendszerben Ön mindenféle árat befolyásoló megállapodást rögzíthet: konkrét partnerre, vagy partnercsoportra; konkrét termékre vagy termékcsoportra. Ez lehet fix, százalékos vagy akár mennyiségi kedvezmény is, akár adott időintervallumra megadva (pl. akciós időszak). Bárki, aki később felvesz az adott partner(ek)nek az adott cikkre egy rendelést, sosem hibázik: mindig ott lesz az a kedvezmény, amiben megállapodtak!

Az, hogy egy CRM milyen drámaian képes befolyásolni az értékesítés sikerességét mára már közhely. A beépített CRM-mel nincs több elfelejtett ügy, pontosan követhető, hogy a partnerrel ki, mikor és mit kommunikált, az adott ügy milyen státuszban van. És az információ biztosan eljut az illetékeshez: mindegy, hogy ki veszi fel a telefont és rögzíti a vevő kérdését, az ügyet egyből a saját kapcsolattartójához delegálja!

Őrizze meg a kontrollt!


A gyorsan áttekinthető összefoglaló képernyők segítségével másodpercek alatt képbe kerülhet a pillanatnyi helyzetről és hozhat döntéseket. Egyetlen felületen láthatja az összes élő rendelést státusz szerinti színekkel jelölve. Egyetlen felületen tájékozódhat a cége helyzetéről, ide értve a raktárkészletet, pénzeszközöket, kintlevőségeket, számlázható rendeléseket. És használhat akár gyűjtőkódokat is, amivel költséghely, költségviselő vagy munkaszám alapján is kezelheti a bizonylatokat.

A projekt modullal terv/tény alapon bevételeket és kiadásokat tervezhet és követhet nyomon, miközben az összes kapcsolódó bizonylat egyetlen kattintásra elérhető.

Csak annyit foglalkozzon az adminisztrációval, amennyit szükséges


Pusztán abból senkinek sem lesz több pénze, hogy többet adminisztrál. Viszont súlyos veszteségeket szerezhet, ha ezt nem látja el a minimálisan elvárható szinten. Az egymásból logikusan származtatott folyamatok segítségével Önnek nagyjából csak pipálgatnia kell. Például a raktárról kiszolgálható rendelést kiszámlázása így néz ki 8 másodpercben:

  • 1. kattintson arra a rendelésre, amelyikről szó van
  • 2. válassza a számlázás funkciót  
  • 3. A felugró ablakban pipálja ki azokat a tételeket, amiket a rendelésből ki szeretne számlázni    
  • 4. Ha minden megfelel, zárja le a bizonylatot és hagyja hogy a nyomtató elvégezze a többit
  • +1: ha nem jelölt be minden tételt, akkor a még nem kiszámlázott termékek természetesen továbbra is nyitott rendelésként látszanak.


Ugye milyen egyszerű? De van még jobb is!  

Lehetőség van arra is, hogy ha rendszeresen számláz partnereinek – jellemzően szolgáltatást vagy előfizetést --, akkor ezeket a szerződéseket rögzítse: mettől-meddig tartanak, milyen időközönként szeretné számlázni, mi legyen a számlán és mennyiért. Ezzel a funkcióval az eddigi havi több órás „gyalog” végzett számlázási tortúra néhány másodpercre csökken, a többi már a nyomtató dolga. Hogy a plusz szabadidővel mihez kezd, ügyfelekkel foglalkozik, vagy a családjával tölt több időt… nos ez már tényleg az Ön döntése.

Kapcsolódás külső rendszerekhez


Az élet nem áll meg az ügyviteli rendszerben. A listák és bizonylatok megszokott Excel és PDF exportján kívül kapcsolatot teremthet külső rendszerekkel. Emlékszik még? Felejtse el a copy-paste-et!

Összekapcsolhatja az ügyviteli rendszerét webshopjával, ezzel a termékek feltöltése és a rendelések felvétele automatizálható. Kiszállítás esetén a futárszolgálatoknak (pl. Pick-Pack Pont) generálhat olyan állományt, amivel két kattintással adhat fel akár több száz csomagot. Nem kell egyenként felvinnie az utalásokat, a banki export elvégzi ezt Ön helyett. Ráadásul a könyvelője is imádni fogja: a rendszerben előállított, előkontírozott bizonylatokat több mint 10 népszerű könyvelőprogramba exportálhatja, azokat nem kell újra felvinni, ezáltal csökken a hibák lehetősége és olcsóbbá válnak a pénzügyi folyamatok.
 

Degresszív licenc árazás


Minél nagyobb egy cég, az alkalmazottak annál inkább specializálódnak az adott munkakörre. Míg egy egy-két fős cégnél általában még mindenki mindenkivel foglalkozik, egy tíz fő feletti cégnél ideális esetben a pénzügyes már tényleg csak a kiegyenlítésekkel és kontírozással foglalkozik, soha nem fog raktárról terméket kiadni.

A licenc árazás pontosan ezt veszi figyelembe. Az első felhasználói licencet minden kiválasztott modulra meg kell venni. A további licencek mindegyikhez biztosítják a hozzáférést, de pont a munkakörök szegmentációja miatt egyre olcsóbbak. A 2-5-ik felhasználók után csak az alaplicenc 20%-át, az e feletti felhasználók után csak 10%-át kell fizetni! Igen, jól számolja: az alaplicenc dupláját 7 felhasználónál fizeti ki, és csak 17-nél a háromszorosát! Ráadásul a szükséges licenceket nem a regisztrált, hanem az egy időben belépett – un. konkurens – felhasználókra kell érteni.

Több, több, még több!


Egy partnercéghez több kapcsolattartót és címet, termékeknél több beszállítót szeretne tárolni? Több telephellyel rendelkezik, amiket szeretne összekötni? Többen szeretnék egyszerre használni a rendszert? Több cége is van, amihez nem szeretne több különböző ügyviteli rendszert fenntartani? Semmi akadálya nincs!

Ráadásul a rendszerben bármilyen extra adatot tárolhat, ami alapján szűrhet vagy kimutatásokat készíthet. Például partnereinél létrehozhat olyan mezőket, amivel cégméret és iparág szerint csoportosíthatja őket. Szeretné tudni, hogy hány 10 fő alatti építőipari vállalkozással áll kapcsolatban és mekkora bevételt realizált rajtuk? Akkor ezt a lehetőséget imádni fogja!  

 

Szeretne többet megtudni?


Iratkozzon fel hírlevelünkre
vagy vegye fel velünk a kapcsolatot
ingyenes szoftverbemutatóért!

A bejegyzés trackback címe:

http://kkv-ugyvitel.blog.hu/api/trackback/id/tr686672213