Többet érdemelsz egy számlázó programnál

KKV Ügyvitel

Nem vagy egyedül I. - Automatikus számlázás

2016. június 16. - Hertay Ákos

Amikor első körben személyesen kimegyek egy ügyfélhez beszélgetni, gyakran érzem azt, hogy a problémákra és az ezekre válaszul kitalált folyamatokra úgy tekintenek, mintha azok csak őket érintenék.

Van egy jó hírem: az azonos iparágban dolgozó versenytársak többnyire ugyanazokkal a problémákkal szembesülnek és oldották már meg azokat több-kevesebb sikerrel. Ezért úgy gondoltam, összeszedek néhány tipikus problémakört és felvázolok néhány lehetséges megoldást, amiből mindenki kiválaszthatja megvalósítandó célként a számára legoptimálisabbat. Mert itt is érvényesül a költség-haszon elv: nem érdemes a mindent tudó drágább megoldást választani, ha a felhasználás jellege nem indokolja. Kezdjük az utóbbi idők slágerével:

A havi szinten rendszeresen előállítandó számlákkal.

riadt_ember_szamlagyar.jpg

Probléma: a cég (jellemzően átalánydíjas szolgáltatást) időszakosan, a hónap megadott napján számláz az ügyfelei felé.


1. Gyalogos módszer

Meglehetősen elterjedt és 3-5 ügyfélnél nincs is nagyon értelme feszegetni a kérdést, de sajnos rengeteg cégnél jóval nagyobb ügyfélszám mellett is élnek ezzel a lehetőséggel. Sokszor nem is lustaságból, hanem mert több ismeretlen együttállásából alakul ki a havi összeg. Ilyenkor a megadott napon a számlázást végző kolléga a reggeli kávéját követően magára zárja az iroda ajtaját, előveszi a kis nyilvántartását, hogy kinek és mit kell számlázni, ha igényli a matek, akkor munkalapokat búj végig, majd szépen, egyenként kiállítgatja a számlákat. Ennél a módnál még az is mindegy, hogy ezt valamilyen programmal vagy kézi számlatömbbe írva teszi, mert számlánként rengeteg időt vesz el. Külön piros pont jár azért, ha ezek után nem kézzel címzi meg a borítékokat, hanem például olyan számlaképet nyomtat, amit egy ablakos borítékba helyezve azonnal feladható, vagy borítékot nyomtat. Az e-számla befogadás kultúrája még elég hézagos kis hazánkban, de nagyjából ide esik az is, csak ott a címzetthez eljuttatásban van egy kis segítségünk. Az egész módszer hátránya, hogy jelentős az emberi hibázás lehetősége.

2. A "recycling" módszer

Az egyel magasabb szintet igénylők számos olyan programot találhatnak a piacon, ahol az előzőleg kiállított számla jellegű bizonylatokat egy másolást követően újra felhasználhatják. Így a tételeket és mondjuk a hivatkozott szerződésszámot nem kell újra rögzíteni, viszont esetenként szükség lehet a mentés előtti felülvizsgálatra: ha mondjuk a teljesítés időszaka szövegesen is megjelenik (pl. "2016. június havi irodabérleti díj"), és manuálisan kell állítgatnunk legtöbbször a fejlécben megjelenő teljesítési és fizetési határidőt jelentő időpontokat. Ez a módszer már sokat lendít az ügymeneten, és kellő rugalmasságot ad a ciklusonként rákerülő egyedi tételek esetében: az irodabérleti díj példája mellett maradva ilyenek lehetnek a rezsitételek.

3. Eszi, nem eszi, nem kap mást

Az automatizálás első lépcsője, amikor számlasablonokat hozunk létre a rendszeresen kiállítandó számlákról, miket ezután szó szerint egy megfelelő időpontban megejtett egyetlen gombnyomással lerendezhetünk. Ilyenkor elég jól felparaméterezhetőek az elkészítendő bizonylatok: a hónap melyik napján állítjuk ki, mit tartalmazzon, milyen fizetési móddal és határidővel, és makrókkal még testre is szabhatjuk: az " #aktualisev. #aktualis_honap " minden esetben odabiggyeszti nekünk a megfelelő időszakot az ilyen módon automatizált számlákra. Irodabérlethez, átalánydíjas karbantartáshoz, vagy internet szolgáltatáshoz tökéletes megoldás, az ügyfelek száma a csillagos eget is elérheti. Általában még arra is van lehetőségünk, hogy a sablonba olyan tételeket vegyünk fel, amik csak az első alkalommal kerülnek feltüntetésre: ilyen lehet mondjuk az internetcsatlakozás kiépítési költsége, egyéb belépési díj, vagy kaució. Hátránya, hogy rugalmatlan az esetileg előforduló tételek kapcsán.

4. Személyre szabott módszer

Tegyük fel, hogy egy informatikai szolgáltató cég átalánydíj jelleggel nyújt támogatást a partnerének, de ezen belül meghatároz egy keretet: a 100.000 Ft-os havidíjba 7x24-es rendelkezésre állást, következő munkanapi SLA-t, 10 óra hétközbeni munkavégzést és 2 kiszállást ért bele, ha nem kerül felhasználásra, akkor marad az átalánydíj, de a keretet meghaladó részt kíméletlenül kiszámlázza a szerződésben rögzített -- listaártól eltérő, egyedi! -- áron. Ehhez egyértelműen valós idejű adminisztrációs feladatunk keletkezik, ami alapján a szoftver a hó végén tud mérlegelni a felhasznált keret kimerüléséről -- de egy ilyen jellegű szolgáltatást nyújtó cégnél ezt rá lehet drótozni az eleve használatban lévő ticketing rendszerre.

Az igényeket lehet tetézni azzal is, hogy a támogatás átalánydíja mindig a következő időszakra szóljon, míg a kereten felüli felhasználást a már lezárt, előző ciklusra szeretnénk elszámolni. Ha rendesen akarjuk csinálni, akkor hozhatunk olyan szabályokat is, hogy a hétvégi kiszállás és munkavégzés dupla tarifával történik és ugyanilyen mértékben csökkentse a keretet is (a példánál maradva 5 óra szombati munkavégzés kiszállással teljesen lenullázza azt). Az igazán elvetemültek pedig mondhatják azt is, hogy kétféle idővel dolgoznak: az egyikben tartják nyilván a kolléga tényleges időfelhasználását, de -- bármilyen okból, mondjuk a bénázást jófejségből nem akarják kifizettetni az ügyféllel -- a keretszámokat egy másik számláló alapján kalkuláltatják.

És akkor még egy grátisz igény: az adott partnernek projekt esetén vagy eseti munkavégzésnél ne csökkentsük ezeket a keretszámokat, továbbá az így végzett munka a projektben meghatározott (szintén egyedi) áron történjen kerüljön elszámolásra.

Nyugi, ez is mind leredukálható a számlázó kolléga részére egy gombnyomássá - feltéve, hogy a szervizes kollégák a tőlük elvárható módon adminisztrálják a munkavégzésüket, de szerintem abban megegyezhetünk, hogy egy nem extra, hanem elvárás...


Van egy konkrét ügyviteli problémád, ami még megoldásra vár?
Írd meg e-mailben, kivesézzük!

 

A bejegyzés trackback címe:

http://kkv-ugyvitel.blog.hu/api/trackback/id/tr488814026
Nincsenek hozzászólások.