Többet érdemelsz egy számlázó programnál

KKV Ügyvitel

Különvélemény: taxik vs. Uber

2016. augusztus 17. - Hertay Ákos

Előre is elnézést kérek, az alábbi post abszolút nem kapcsolódik a blog témájához, de ezért az egy szösszenetért nem fogok indítani egy újat. Viszont mindenképp szeretném kiírni magamból, hogy

az Uber miért lőtt öngólt magának,
uber_vs_taxi.jpg


mindezt anélkül, hogy az adózás részéről egy betűnyit is megemlékeznék.

Tovább

Mit tanít a profi konyha? #1

Néhányan tudják rólam, hogy Keszthelyen élek és szeretek főzni. Azt viszont még kevesebben, hogy 2013-ban hirtelen felindulásból el is végeztem egy OKJ-s szakács tanfolyamot, hogy meglegyen a belépőm a profi konyhákra, és ott csiszolgathassam a tudásom.

milenaris.jpga kép a 2014-es Gourmet Fesztiválon készült, ahol a Pista bá'hoz csapódtam éppen

Mivel éppen szügyig gázolunk a Balatoni nyárban, ezért megkerestem a helyi legnívósabb éttermet, a keszthelyi Paletta Bisztrót (akikről egyébként már itt és itt is olvashattatok a napokban), hogy amikor éppen nem projekteket vezénylek le, beugranék kisegítő szakácsnak. Köztudott, nincs is jobb alkalom 12 órákat álldogálni a rostlap mellett, mint amikor kint 30 fokban a strandon pancsolnak a népek. Mert a konyha nekem nem csak hobbi, rengeteg minden mást is tanít, amit a saját szakterületemen később használni tudok.

Tovább

Nem vagy egyedül I. - Automatikus számlázás

Amikor első körben személyesen kimegyek egy ügyfélhez beszélgetni, gyakran érzem azt, hogy a problémákra és az ezekre válaszul kitalált folyamatokra úgy tekintenek, mintha azok csak őket érintenék.

Van egy jó hírem: az azonos iparágban dolgozó versenytársak többnyire ugyanazokkal a problémákkal szembesülnek és oldották már meg azokat több-kevesebb sikerrel. Ezért úgy gondoltam, összeszedek néhány tipikus problémakört és felvázolok néhány lehetséges megoldást, amiből mindenki kiválaszthatja megvalósítandó célként a számára legoptimálisabbat. Mert itt is érvényesül a költség-haszon elv: nem érdemes a mindent tudó drágább megoldást választani, ha a felhasználás jellege nem indokolja. Kezdjük az utóbbi idők slágerével:

A havi szinten rendszeresen előállítandó számlákkal.

riadt_ember_szamlagyar.jpg

Tovább

7 egyszerű lépés, hogy a számlázóban tárolt címeket szétbontsd

Korábban már kiveséztük, hogy 2016, január 1-től jelentős változás jön a számlázásra képes programok életében, hogy ehhez mit kell tenni, és a NAV-nak előállított export milyen sorokat tartalmaz.

Ez az új adatformátum magával hoz egy másik jelentős változást is: az adatbázisban tárolt partneri címeket szét kell bontani, közterület neve, közterület jellege, házszám, épület, lépcsőház, emelet, ajtó módon.

Például amit eddig "Kiss János altábornagy u. 13/E. III/2." módon egy mezőben tároltunk, annak ezután hat (6!!!) mező kell majd.

paris_tuileries_garden_facepalm_statue.jpg

A cégnél ezt a feladatot biztos megnyeri valaki, nekik szeretnék segíteni, hogy pár száz partner esetén az egész ne napokig, csak maximum fél-egy óráig tartson.

Tovább

10 pont, hogy az év végi ügyviteli rendszer váltás sikeres legyen

Közeledik az év vége, nagyon sok cég szeretne új ügyviteli rendszerrel kezdeni a következő évet. Sokaknak kényszer is, hiszen 2016. január 1-től csak olyan szoftver használható számlázásra, ami rendelkezik "Adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás" funkcióval. Mivel már térdig benne gázolunk a decemberi hónapban (ami sokaknak az éves forgalom jelentős százalékát adja) a későn eszmélőknek a Vállalkozás okosan blog kérésére összeszedtük 10 pontba a szükséges lépéseket, aminek betartásával a váltás a legkevesebb fájdalommal jár. keep-calm-and-do-it-yourself.png

Mi is tudunk számolni, az első 5 lépés itt található, feltétlenül érdemes ezzel kezdeni az olvasást!

Tovább

Amit az "Adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás"-ról tudni szerettél volna

Vészesen közeledik 2016. január 1., ami után kizárólag olyan programmal állíthatunk elő számlákat, ami rendelkezik a 23/2014. (VI.30.) NGM rendeletben definiált "Adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás" funkcióval.

A funkció lefejlesztését a szoftvergyártók csak év végére ütemezték, ezért csak akkor számíthatunk rá, hogy számunkra is időben elérhetővé válik, ha rendelkezünk érvényes szoftverkövetési szolgáltatással, ami új vásárlás esetén alapból fél-egy évre megkapunk. Akik az év második felében váltottak számlázó programot, azok nyugodtan hátradőlhetnek, a feladat ezen részét teljesítették.

De mit fog látni a NAV, ha az ellenőrzésnél lenyomjuk azt a bizonyos gombot?

Tovább

Na, EZÉRT érdemes kézben tartanod az ügyviteled!

Nemrég olvastam egy horrorba illő szituációt egy könyvelői fórumon.

Röviden: a vállalkozó odaadta a könyvelési anyagot a könyvelőjének. Majd szembesült azzal, hogy hozzávágtak egy tetemes, több százezres bírságot, mivel nem mentek be a bevallások, többek közt a mérleg sem. Amikor (kezdetben) finoman érdeklődött a helyzetről, a könyvelő közölte, hogy (a vállalkozó tudta nélkül!) kiadta másnak a munkát, viszont -- a már kevésbé finom érdeklődés ellenére sem -- nem hajlandó se visszaadni, se azt elárulni, kinek.

A tehetetlen vállalkozó nem tudja visszaszerezni az anyagát, ami miatt mással sem tudja megcsináltatni a hiánypótlást, ezért újabb büntetésekre számíthat. A jogi út fájdalmasan hosszú lesz.

Tovább

A (szak)ember tragédiája

Egy vidéki konferencián, amikor a szünetben éppen toltuk az aprósüti-kávé kombót, szóba elegyedtem egy kedves hölggyel. Miután meséltem arról, miért vagyok itt, és mivel foglalkozom, sajnálatát fejezte ki, hogy nem találkoztunk előbb, mert pont most vettek egy készletkezelő-számlázó programot, csakhogy valami nem jó vele. A telefonos support sem érti mi a bajuk, de nem tudnak vele számlázni. Gondoltam, ha már leautóztam 100+ kilométert, felajánlom neki, hogy ingyen és bérmentve ránézek, hogy mi lehet a gond. Így is lett.

Tovább

Sose nyomjá' full kretént

Gőzerővel dübörög a NAV átalakítása, a napokban megjelent hírek alapján már a se.. raktárkészletünkbe is benéznének.

Adja az ég, hogy ez csak egy köztudatba bedobott meggondolatlan ötletelés legyen, amivel azt próbálták bizonyítani, hogy keményen megdolgoznak a pénzükért a feketegazdaság ellen vívott harcban. Aki kicsit is szakmaközeli (tehát könyvelő, könyvvizsgáló, vagy pont a leginkább érintett cégvezető) az látja, hogy ez nem jó irány, és még színjátéknak is gyenge.


kirk_lazarus.jpgAztán megy a csodálkozás, ha Oszkár bácsi nem gyün.

Tovább

Pedig tegnap még jó volt...

Nem lennék most ügyfélszolgálatosok helyében...

Tegnap óta többen tapasztalhatják, hogy az eddig hibátlanul működő számlázási/könyvelési rendszerük egyik pillanatról a másikra oda nem illő hibaüzeneteket kezd el feldobálni. A jelenség elsősorban azokat a szoftvereket érinti, ahol kényelmi funkcióként be van építve a deviza árfolyamok automatikus lekérdezése.

Márpedig ha tegnap óta a szoftver nem változott belül, akkor valami külső körülmény okozhatja a gondot.
marv.jpg

A "hibát" az okozza, hogy a MNB honlapja megújult, és az addigi adatszolgáltatást is új alapokra helyezték - csak erről elfelejtettek szólni a szolgáltatásra regisztrált partnereknek.

Azt javaslom, hogy akinek van rá lehetősége, a következő szoftverfrissítésig az automatikus devizaárfolyam-lekérdezés funkciót 

"kérem kapcsolja ki"

 

és ha mindenáron szüksége van ezekre az adatokra, oldja meg gyalog.


UPDATE: azóta már észrevették magukat, de ha a felhasználó szoftvere eddig nem a javasolt módon kérdezte le az adatokat, akkor valószínűleg ugyanúgy meg kell várni a következő frissítést.

Jön a NAWiW?

Kisebb hisztériát váltott ki tegnap a gazdasági oldalakon és a könyvelős FB csoportokban a hír, miszerint a NAV hamarosan az online pénztárgépek mintájára a számlázóprogramokat is -- szép magyar szóval kifejezve - onlájnosítja.

Pedig a hír cseppet sem új, egyáltalán nem volt túl nehéz beleképzelni a közeli jövőbe, hogy előbb-utóbb, amikor már a kólaautomata is online jelenti a NAV-nak a bevételt, akkor egy számítógépen futtatott program is képes lesz rá.

Izgalmasabb kérdés, hogy a kapott adatokból milyen következtetéseket von majd le az adóhatóság, mert pusztán a kiállított számlák alapján talán csak az EVA-soknál lehet adót számolni. Ha például a vállalkozás pénzforgalmi elszámolású, akkor lényegtelen, mikor állította ki a számlát, a bevétel megszerzésének időpontjában keletkezik az adófizetési kötelezettsége. Vagy ha mondjuk egy ÁFÁ-s cég társasági adó hatálya alá tartozik, a bejövő számlák hiányában a fizetendő adó kiszámolása kivitelezhetetlen. 

Akik az adó elkerülésre hajtanak, úgyis inkább a bejövő költségszámlák gyűjtögetésében érdekeltek. De ha már a leleményes vállalkozók gyűjtögető életmódjáról esett szó: a számla mellé így sem látszik majd semmilyen szerződés, teljesítés igazolás, pedig adott esetben ezt is nézné egy revizor. Nem beszélve arról, hogy mindig a sumákolós ügyek vannak a legprecízebben körbepapírozva.

Ez az egész egy dologra lehet jó: lehet, hogy a magyar adóhatóság titokban megvette a tavaly bezárt iWiW kapcsolatiháló-elemző és megjelenítő rendszerét és a kapott adatokat betöltve azonnal szembe ugranak majd a számlázási láncok, amik célzott ellenőrzésével, felszámolásával pont a tisztességes vállalkozókat segítenék. Amiért én bocs, de cseppet sem haragudnék rájuk.


Visszakanyarodva az eredeti hírhez,
van egy másik dolog, amiről beszélnünk kell.

 

A számlázó programod csak akkor fogja tudni a 2016. január 1-től megkövetelt "adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás" funkciót, ha előfizetési rendszerben veszed igénybe (pl. számlázz.hu), vagy van érvényes szoftverkövetési szerződésed, aminek része a jogszabálykövetés.

Ha ezt az amúgy nem kötelező szolgáltatást nem veszed igénybe, de most látod elérkezettnek az időt, még mindig lehetőséged van gyorsan megejteni az ügyviteli/számlázó program cseréjét, az új licencekhez minden esetben jár fél/egy év támogatás, amivel már átlendülhetsz a kritikus dátumon.

Cápamese

Éppen szügyig gázolok egy migrációban, plusz az ügyfélnél ezen felül három fronton végzünk webáruház-ügyviteli rendszer integrációt:

- a weboldal jelenleg is összeszedi 5-8 nagyker 30.000 termékes kínálatát, majd megjeleníti, gyakorlatilag saját magát tartja karban. Nos, ezt szépen leszinkronizáljuk a számlázó programba nekik, hogy ne kelljen a termékeket létrehozniuk, ha rendelést szeretnének rá felvenni vagy ajánlatot szeretnének adni.

- a nagykerek készletinformációkkal is ellátott árlistáit (amit napi szinten tesznek közzé) szintén automatikusan frissítjük. Így azonnal láthatják, ha ajánlatot szeretnének adni bármire vagy vásárolnának, hogy melyik beszerzési forrásnál hány darab van raktáron és milyen áron.

- a weboldalon leadott rendeléseket, ajánlatkéréseket a Megrendelem gomb lenyomását követő 2 percen belül emberi beavatkozás nélkül rögzítjük a rendszerben, természetesen ha előtte nem létezett az ügyfél, akkor azt is létrehozzuk.   

- emellett természetesen a régi rendszerből áthozunk korábbi adatokat, többek között a vevő/szállítói adatbázist

Most inkább nem untatnék senkit az integráció során felbukkanó problémákkal, inkább egy kedves kis történetet osztanék meg, ami akkor jutott eszembe, amikor kiadtam feladatként az amúgy elég zilált és hézagos partnertörzs rendbetételét. Persze elsőre senkinek nem tetszett a feladat, elsőre nem értették miért akarom húzni az időt, miért nem másolom át egy-az-egyben. De végül belátták, hogy ez egy csúnya nagy csontváz a szekrényben.

Szóval:

shark_mom.jpg

A cápamama tanítja a kis cápát vadászni.
Odaúsznak egy strandhoz, nézik a fürdőzőket, majd a mama így szól:

- Először megközelíted, és két kört teszel meg körülötte. Aztán kicsit közelebb mész, egy picit beleharapsz, majd egy kicsit eltávolodsz és vársz két percet. Újra megközelíted, a farkaddal megcsapod, hogy repüljön egy jó nagyot. Na, ezután rárontasz és elkapod.

- De minek annyi időt vesztegetni, mikor rögtön meg is ehetném?

- Hát... éppen lehet úgy is...

De akkor a kakit is meg kell enni!

 

 

A legjobb referencia EVER

Egyszerűen nem jönnek a szavak. Nem is írok semmit. Ez így jó, ahogy van:

Mielőtt projektet zárunk, kérlek kezdj el fogalmazni egy minél részletesebb referencialevelet, amit majd alá fogok írni. Nagyon nagyra becsülöm a munkádat, óriási segítség volt már eddig is – és a lényeg, hogy azt kaptam, amit kértem.

thankyou.jpg


Ennyi. Kérem kapcsolja ki.

A 40 eurós mónikázás

Korábbi blogpostunkban már foglalkoztunk a kérdéssel, hogy mi történik, ha az ügyfelünk nem fizette ki időben a neki kiállított számláinkat: minden egyes késedelem után 40 EUR tartozása keletkezett. Megbeszéltük azt is, hogy erről a behajtási költségátalányról a szerződésben érvényesen lemondani nem lehet.

Kivételes esetben viszont előfordulhat, hogy mi estünk késedelembe. Ahogy mondani szokás, a pénz egy dolog. De hogy milyen brutális adminisztrációs terhet kaptunk ezzel a nyakunkba, abba szerintem kevés cégvezető van tisztában, májusban pedig már késő lesz ezen vergődni.

monika_blog1.jpg
A jogosultnak
(aki a számlát kiállította) igazából egyszerű dolga van: a fenti összeg késedelmenként automatikusan jár, nem kell külön követelnie és mint ilyen nem is kell nyilvántartania követelésként a könyveiben.

A kötelezett (aki csúszott a fizetéssel) viszont rendesen beáll a pofonfa alá: mivel az összeg automatikusan keletkezett a késedelemmel, ezért ki kell számolnia -- kötelezően -- hogy a partnereit mennyi behajtási költségátalány illeti meg. Ráadásul ezen tartozásokat külön, a késedelem első napján érvényes MNB árfolyam alapján forintosítania is kell. Miután ezzel elkészült, a teljes összeg bekerül az egyéb ráfordítások / kötelezettségek közé.

Igen, egy év alatt mondjuk összesen 100 db, akár egy napot csúszott számla esetén

több mint 1.200.000 Ft-tal lehúzza a mérleget,


és nem is fog magától eltűnni. Három lehetséges út áll előttünk:

Tovább

Webshopja minden hülyének lehet

A címben szereplő mondat egy baráti sörözés alkalmával hangzott el, miután már az asztaltársaság jó magyar szokás szerint elérkezett addig a szintig, amikor jólesett kicsit mások pénztárcájában kotorászni. A téma feldobója rögtön ékes példával is szolgált:

"A Gizi nemrég nyitott egy webshopot, ahol műanyag gyerekmotorokat árul és

képzeld el, nem csinál semmit és dől a pénz!"

webshop_tulaj.jpgElsőre pont így képzeltük el Gizit


Bár nem ismerem személyesen, de úgy hiszem, Gizinek nem volt ennyire egyszerű dolga. Az üzleti ötleten kívül biztos rengeteg ideje elment a beszállítók felkutatására, nem kapta ingyen se a webdizánjt, se a webshopot és biztos nem kevés erőforrását köti le, hogy a megfelelő marketinget mögé tegye: hirdessen Adwords-ön, közösséget építsen a Facebookon, konverzióra optimalizáljon, blogoljon vagy éppen hírlevelet írjon. Ezeket a részeket nem boncolgatom, a témá(k)nak számos elismert szakértője akad.

Szerintem sokkal érdekesebb, hogy

milyen módon kerülhetnek át a rendelések
Gizi webshopjából a számlázó rendszerébe?

 

Mert meg kell dolgozni azért a semmittevésért.

Tovább

Felejtsd el az online pénztárgépet!

Az online pénztárgépek bevezetése körüli 2014-es hercehurca miatt még hosszú évekig felsírnak majd álmukban a kiskereskedelemben érdekeltek. A törvényalkotók akkoriban definiáltak egy "online pénztárgép használatára kötelezett" vállalkozói kört, akik közül sokan megúszhatták volna az olcsónak nem mondható beruházást és az online kapcsolat fenntartásának havi díját. Mert ahogy szokott lenni, maradt egy legális "kiskapu", amit akkor PTGSZLAA-nak hívtak, 2015-re viszont PTGSZLAH-vá szelídült.

mitadtak.jpg

De mit adott nekünk a PTGSZLAH?

(Gesundheit!)

Tovább

Előlegbekérő, előlegszámla, proforma... mivan?!

Néhány héttel ezelőtt egy frissen indult lelkes vállalkozásnál voltam konzultálni, ahol a szükséges modullista összeállítása közben, az Előleg modulnál kibukott az őszinte kérdés a tulajdonosból, hogy

"tényleg, mi a különbség az előlegbekérő
meg az előlegszámla között?"


Biztos vagyok benne, hogy a jelenlévők mind tisztában vannak ezekkel a fogalmakkal, ezért csak úgy kiírom magamból, mert még van elég hely az Interneten.

Tovább

A bevezetés értelme

Megosztok Veletek a történetet a közelmúltból, így élő példával tudok szolgálni, hogy mi történik, ha egy ügyviteli szoftver bevezetést -- tervezést, kialakítást, oktatást -- félvállról vesszük, vagy önerőből úgy futunk neki, hogy csak a technikai részére koncentrálunk.


Egy informatikai cég kérte a segítségemet, hogy utólag tegyük helyre két év hibás szoftver-használatát. A kis alapterületű boltban dolgozó négy képzett informatikus az ügyfeleknél minden felmerülő problémát megoldott, de a kapcsolódó folyamatok elsajátítására nem szánt elég időt. Amikor kiérkeztem és belenéztem a rendszerbe, az első felismerés az volt, hogy

minuszos_keszletek.jpg
Egyszerű matek: 15 ember utazik a buszon, a megállóban 23-an leszállnak. Hány embernek kell felszállnia a  következő megállónál, hogy üres legyen a busz?

Tovább

Átküldöm PDF-ben: e-számla papíron?

Néhány napja egy reménybeli partnerrel beszélgettünk a számlázási szokásairól, amikor is a beszélgetés felénél feldobta a magas labdát azzal, hogy a számlát

"simán kinyomom PDF-be, átküldöm a partnernek,
aki majd kinyomtatja."

 

Hogy a klasszikust idézzem: és ez így hogy? És akkor ez most már e-számla, vagy nem e-számla?

A válaszhoz kicsit mélyebbre kell ásnunk és meg kell vizsgálnunk, hogy a különböző számla-kiállítási módok miben különböznek egymástól.

washservice.jpg

Az első lehetőség az, amikor a mosógépszerelő kézzel kiállítja a számlát... kiállítja... számlát... persze. Inkább hagyjuk, ugorjunk.

Tovább

Idegen nyelvű bizonylatok

Ha jól csináljuk a dolgunkat, előbb vagy utóbb megjelenik a vevőink között legalább egy multi és egyből speciális számlázási igényekkel kell megbirkóznunk. Az egyik az lesz, hogy mondanak egy 30-60 napos fizetési határidő igényt, esetleg azt is elvárják, hogy devizában számlázzunk, és az sem kizárt, hogy csak az anyavállalt nyelvén (vagy angolul) tudnak számlákat befogadni.

Ha ilyen helyzetbe kerülünk, arra érdemes odafigyelni, hogy 

e110p.jpg

a NAV is értse, milyen tranzakciót bizonylatoltunk!

Tovább

Adós, fizess!

Nemrég egy partneri konzultáción kezembe akadt egy friss számla, rajta a szigorúnak szánt figyelmeztetéssel:

Késedelmes fizetés esetén a
jegybanki alapkamat kétszeresét számítjuk fel!


panda face palm.jpeg

Ezzel csak két gond van.

Az első az, hogy amióta 2,1%-ra csökkent az alapkamat, azóta ez a mondat nem különösebben nagy motiváció az átutalásos számla időben történő rendezésére.

A másik, hogy ezt már nem így számoljuk. 

Tovább

Mikor váltsunk ügyviteli rendszert?

Ahogy egy cég fejlődik, úgy csiszolódnak a folyamatai és változnak az igényei is: munkatársakkal, telephellyel, az ügyvitel módjával vagy egyébként nagyjából bármivel kapcsolatban. Mivel semmi sem örök, nem kizárt, hogy ezt a régi, rosszul működő bármit le kell cserélni valami újra (ami lehetőleg legyen szebb, jobb mint az előző), ilyenkor viszont felvetődik a kérdés, hogy 

mi a legmegfelelőbb időpont a váltásra?

régi monitor.PNGNéha a régi monitorokat is ki kell dobni (forrás: Index.hu)

Tovább

A partizánok esete a dezodorral

Egy integrált ügyviteli rendszer bevezetése során a legnehezebb feladat nem az, amikor az ember jogosultságokat állítgat, vagy adatokat tisztít és migrál a korábbi rendszerből. Hanem a belső ellenállás leküzdése.

"[...] volt olyan cég, amelynek vezetőségét sikerült rábeszélni egy integrált ügyviteli rendszerre, mégis visszatérve hozzájuk azt láttam, hogy a kézi számlatömböt használnak, mert szerintük a Marika és a Klárika gyorsabban megírt kézzel egy számlát, mint amilyen gyorsan berögzíthette volna az összes tételt az adatbázisba (ez egy szélsőséges eset volt, semmi köze nem volt a viszont eladott rendszer minőségéhez). [...]" -- "J", még a blog első reinkarnációjából

A_tizedes_meg_a_tobbiek_Az_oroszok_mar_a_spajzban_vannak.jpg

Tovább

Tetszett a bejegyzés? Kövesd a blogot!

blog.hu