Többet érdemelsz egy számlázó programnál

KKV Ügyvitel

Átküldöm PDF-ben: e-számla papíron?

2014. november 18. - Hertay Ákos

Néhány napja egy reménybeli partnerrel beszélgettünk a számlázási szokásairól, amikor is a beszélgetés felénél feldobta a magas labdát azzal, hogy a számlát

"simán kinyomom PDF-be, átküldöm a partnernek,
aki majd kinyomtatja."

 

Hogy a klasszikust idézzem: és ez így hogy? És akkor ez most már e-számla, vagy nem e-számla?

A válaszhoz kicsit mélyebbre kell ásnunk és meg kell vizsgálnunk, hogy a különböző számla-kiállítási módok miben különböznek egymástól.

washservice.jpg

Az első lehetőség az, amikor a mosógépszerelő kézzel kiállítja a számlát... kiállítja... számlát... persze. Inkább hagyjuk, ugorjunk.

A számlázó programmal előállított, kinyomtatott, papír alapú számla a legelterjedtebb. Kétségtelenül vannak előnyei: ez tűnik a leghivatalosabbnak, hiszen általában nem csak az eladó fél írja alá és bélyegzi, de ugyanezt a vevő is megteszi, ezzel igazolva az átvételt. A papíron kibocsátott számla több példányban készül, feltüntetésre kerül a példányszám és a státusz (hogy eredeti vagy másolat). Amikor a vevő 1. eredeti példánya esetleg megsemmisül, úgy "az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat"-ot szokott kérni.

A későbbiekben még fontos lesz, de jó tudni, hogy a fentiekből sem az aláírás, sem az eredeti/másolat státusz, sem a példányszám feltüntetése nem kötelező. Az utóbbiakat szabályozó 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet már rég hatályát vesztette. A bélyegző meg soha nem is volt az, de ettől még használjuk bátran, bajunk nem lesz belőle.

A papír alapú számlák hátránya, hogy kiállításuknak komoly költsége lehet. Ha nem egyből a vevő becses kezébe adjuk, akkor a papír és a nyomtatás költségén felül a postázás is bejátszik. Az elsőbbségi ajánlott küldeményként feladás jelenleg 410 Ft-ba kerül, amibe a tértivevényt és a boríték árát nem is számoltuk bele.


Az e-számla
elektronikus kiállítást és befogadást együttesét jelenti. Az e-számlát nem közvetlenül a vevőnek küldjük, hanem egy külső hitelesítő partnerhez kerül feltöltésre, aki ezt hitelesített aláírással és időbélyeggel látja el, majd gondoskodik a megőrzéséről is. A vevő e-mailben kap egy üzenetet, hogy számlája érkezett, megnézi, letölti és kinyomtatja. Mert ki fogja, de minek... az e-számla csak elektronikus formában tekinthető adóügyi bizonylatnak, kinyomtatva nem.
Kevésbé felhasználóbarát körülmény, hogy az ÁFA tv. előírja hogy az e-számlásba a számlabefogadónak előzetesen bele kell egyeznie, ráadásul szegénynek minden hitelesítő szolgáltatóhoz külön kell regisztrálnia, hogy az összes kapott e-számlájához hozzáférhessen.
És tegyük hozzá, azért ez sincs ingyen. A hitelesítésért és a 8-10 év tárolásért számlánként kb. 25-50 Ft-ot fizethetünk.


Távoli nyomtatás, "távszámla": ahol szabály és költség van, ott a magyar embör kitalál valami mást. Több ügyviteli szoftverfejlesztő is előállt a saját elképzelésével. Láttam például olyat, hogy saját tárhelyre töltik fel a kiállított számlát és erről értesítést küldenek a vevőnek, aki ide kattintva ki tudja nyomtatni egyetlen alkalommal  "1. eredeti példány" módon, hogy ezt utána papíron tárolhassa. Ez igazából félig felesleges kör is, hiszen se a példányszám, se az eredeti/másolat nem kötelező már, viszont mindenképpen hasznos abból a szempontból, hogy véletlenül se kerüljön két azonos sorszámú, "1. eredeti" számla a könyvelésbe.

És végül jöjjön az eredeti kérdést felvető megoldás, ahol a számla példányszám és státusz nélkül, sima PDF-ben kerül kiküldésre a vevőnek, aki majd jól kinyomtatja, mi is nyomtatunk belőle egy példányt magunknak és akkor két legyet ütöttünk egy csapásra: szerintünk ez már nem e-számla, mert papíralapon tároljuk és a postaköltséget is megúsztuk.

Ilyet lehet, csak nem szabad.


Ugyanis a NAV szerint "az e-mailben elküldött PDF állomány is elektronikus számlának minősül". És ha annak minősül, akkor időbélyegzővel hitelesíteni kell, gondoskodni kell az megőrzéséről, és innentől papíralapon nem számít adóügyi bizonylatnak sem, stb.


Kivéve, ha a partnerünk ezt a PDF-et kinyomtatja, az e-mailt kitörli és egy adóellenőrzésnél azt mondja, hogy a számlát személyesen vette át vagy postán kapta... :)

A bejegyzés trackback címe:

https://kkv-ugyvitel.blog.hu/api/trackback/id/tr446682353

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

indaa 2014.11.18. 16:03:27

Mi a helyzet akkor, ha a számlát a partner nyomtatóján nyomtatjuk ki ?
A törvényben meg van határozva, milyen módon, hol lehet nyomtatni és hogyan lehet eljuttatni a papír alapú számlát?

indaa 2014.11.18. 16:05:32

Van egy lényeges rész: "e-mailben elküldött ÉS befogadott". Ha e-mailben küldött és papíron befogadott, akkor az nem elektronikus számla, ha jól értem.

indaa 2014.11.18. 16:07:57

259. §
5. elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be;

Hertay Ákos · http://kkv-ugyvitel.blog.hu 2014.11.18. 16:31:17

@indaa: A "sima" kiexportált PDF-el csak az a gond, hogy kis erőráfordítással módosítható és így nem felel meg a hitelességére és adattartalom sértetlenségére vonatkozó követelményeknek. Meg az se módi, ha a partner két példányban nyomtatja ki az "1. eredeti" példányt, ami ebben az univerzumban a NAV felfogása szerint nem létezhet.

Lehet PDF-et küldeni, csak ezzel ne dicsekedjen senki.

indaa 2014.11.18. 17:00:27

Sérhetetlenségi és példányszámozási szempontból, akkor az ügyfél nyomtatóján kinyomtatott számla rendben van.

Hertay Ákos · http://kkv-ugyvitel.blog.hu 2014.11.18. 17:16:42

@indaa: nézd, linkeltem a NAV állásfoglalást, de ha gondolod, adok még néhány szempontot:
- miért van akkor vajon az, hogy az ország vezető ügyviteliszoftver-fejlesztőjének "nem jutott eszébe", hogy milyen frankón egyszerű lenne a számlaképet egyszerűen PDF-be tolni és csatolni egy e-mail-hez? Ne tudták volna megoldani a programozást?
- vajon miért van az, hogy a T-Mobile nem küld PDF számlát az e-packes ügyfeleknek, csak egy értesítőt, hogy mennyi az egyenleg, a számla ide kattintva tekinthető meg? Nem lenne egyszerűbb a 100kb-os PDF-et mellé csapni és hajrá? Nekik tényleg van néhány ügyfelük, egy rakat pénzt megspórolhatnának.
- ha a Google Adwords számlát kinyomtatom és úgy adom a könyvelőnek, akkor az nem e-számla, mert már papíron van?

A befogadás != tárolás. A befogadás az, ahogy kaptad a számlát. A törvény nem tiltja, hogy használd a partnered nyomtatóját. (Nekem sincs nyomtatóm, mert minek)

Ruszin Zsolt 2014.11.18. 21:49:26

Szuper kis cikk.

Ami csökkenti az adminisztrációt és nem veszélyes, ott a minket szolgáló miniszterek és a hivatalok azt nem tiltják. Csakhogy ez itt egy magyar ország.

Egyébként az is tény, hogy a nyomtatásnak nincs határideje. A szamlazz.hu is PDF-et készít, pedig azt állítja, hogy az online számlázása ilyenkor papíralapú számlát bocsát ki. Ha valaki érti, akkor azt kézfeltartással jelezze...

indaa 2014.11.19. 16:33:17

@Hertay Ákos: Elfogadtam, hogy az emailes megoldás nem felel meg ennek.
Google Adwords: Itt az a különbség, hogy a Google az Ír törvényeknek kell, hogy megfeleljen

Viszont egy olyan megoldást simán el tudnák képzeli, hogy a partner kap egy emailt, ahol le tudja kérni a nyomtatójára a számlát és jelezni is tudja, hogy megkapta papíron.
Ehhez egy felhős nyomtatási megoldás adhatná a hátteret...

indaa 2014.11.19. 16:34:50

(Emailben egy link van, ahol egy weboldalon indítani tudja a nyomtatást és ott is tudja jelezni, hogy megkapta papíron a kinyomtatott számlát )

Ruszin Zsolt 2014.11.19. 19:57:48

@indaa: "le tudja kérni a nyomtatóra" ezt ma már a GMAIL és más levelezők is PDf állomány előállításával végzik el.

Szerintem mi értjük a problémát, de az NGM azt szeretné, hogy fulladjunk bele a papírba, vagy vigyük a notebookot vagy az asztali számítógépet akkreditáltatni. Ettől szokott nőni a GDP. Masszívan.

McKinney 2015.02.09. 16:22:27

a núsz (igen az, a nemzeti útdíj fizetési szolgáltató zrt) is csak letölthető sima (=nem hitelesített) pdf számlát "ad" a netes kártyás egyenlegfeltöltésekről.

M. Balázs 2015.10.12. 17:03:33

magam is pdf-be "nyomtatom" először a számlát, tárolom, majd onnan küldöm a nyomtatóra. ez azt jelenti, hogy amit az ügyfélnek adok, az eleve kamu számla...?
nem tudom miért kell a technika adta lehetőségekkel szemben haladni.

jomunkas56 2016.02.04. 13:59:39

Ha egy ilyen porgrammal nyomtatom a számlákat: vendeglatoprogram.com/afas-szamlazo Akkor itt mire kell majd figyelnem?