Többet érdemelsz egy számlázó programnál

KKV Ügyvitel

Előlegbekérő, előlegszámla, proforma... mivan?!

2014. december 02. - Hertay Ákos

Néhány héttel ezelőtt egy frissen indult lelkes vállalkozásnál voltam konzultálni, ahol a szükséges modullista összeállítása közben, az Előleg modulnál kibukott az őszinte kérdés a tulajdonosból, hogy

"tényleg, mi a különbség az előlegbekérő
meg az előlegszámla között?"


Biztos vagyok benne, hogy a jelenlévők mind tisztában vannak ezekkel a fogalmakkal, ezért csak úgy kiírom magamból, mert még van elég hely az Interneten.

Kezdjük ott, hogy az egész alapja az egészséges bizalmatlanság. Például két cég először találkozik, készpénzzel nem akarnak csencselni, az utólagos utaláshoz pedig még nem elég érett kettejük kapcsolata. Ilyenkor nem, sőt kifejezetten nem jó ötlet átutalásos számlát kiállítani azzal a felkiáltással, hogy "ha majd kifizette a számla alapján, odaadjuk az árut is". A jogszabály elég szigorúan szabályozza a teljesítés fogalmát aminek így nem felelünk meg, ráadásul a kiállított számla szigorú számadású bizonylat, ami alapján -- az esetek döntő többségében -- ÁFA befizetési kötelezettségünk is keletkezik, miközben ugyanezt az ÁFÁ-t a vevő visszaigényelheti. Anélkül, hogy a számlát kifizette volna! Rémálom...

Az előlegbekérő, vagy díjbekérő erre kínál megoldást. Annyira nem szigorú számadású bizonylat, hogy bátran nevezhetjük akár fecninek is. Akár szövegszerkesztőben is megírhatjuk, a lényeg, hogy egyértelműen kiderüljön, hogy a szállítandó javak ellenértékének egy részét vagy akár egészét elkérjük előre a szállítás feltételeként. Az előlegbekérőnek nincs teljesítése, nincs ÁFA befizetési kötelezettség és főleg: nincs kockázat! Ha ez alapján a vevő nem fizet, akkor mehet isten hírével amerre lát.

Ám tegyük fel, hogy a vevő komolyan vesz minket és az előlegbekérő alapján fizet. Ha a pénz a számlánkon van, két lehetőség közül választhatunk: vagy teljesítünk, tehát kezébe adjuk a megrendelt terméket és kiállítjuk a számlát, vagy a kezébe adjuk ennek ígéretét, mert mondjuk az általa fizetett előlegből kell megfinanszírozni a dolgot, ami csak sokára érkezik meg. Ez utóbbi hívjuk előlegszámlának. Az előlegszámlán nincsenek felsorolva amiket rendelt, csak egyetlen egy sor: ELŐLEG, xxx Ft. Az kiállított előlegszámla alapján már van ÁFA fizetési kötelezettségünk (ÁFA Tv. 59 §).
Az előleg levonása a végszámlán történik, amikor egy teljesen szokványos számlán megjelenik egy mínuszos összeget tartalmazó ELŐLEG sor. Életszerű, hogy a rendelés teljes értékét előre elkértük és megkaptuk, ekkor a számlánk végösszege nulla lesz -- nagyjából ezért kell már az előleg után is ÁFÁ-t fizetnünk.

A proforma pedig egy olyan számlának látszó dokumentum, ami nem az. Nyugodtan tekintsünk rá úgy, mint egy olyan előlegbekérő, ami a leendő számla előképét tartalmazza, annak minden elemével ám a számviteli kötelezettségek nélkül. Arra jó leginkább, hogy egyeztessük a vevővel, miben állapodtunk meg, és egy körben előre elkérjük a teljes vételárat.

csak_egy_darab_papir_1873125_8579.jpgEz is egy fecni


És hogy mire lehet még használni a fentieket a bizalmatlanság kezelésén kívül?

Egyik előző életemben hardverekkel kereskedtem, ahol számos esetben született olyan speciális rendelés, ahol a termékekre 4-6 hetet is várni kellett. Ráadásul ezek a speciális rendelések rendszerint drágák voltak és a termékeket általában külföldről érkeztek, ami miatt felmerült az árfolyamkockázat réme. Forintban fixálva egy 20.000 eurós rendelésnél 5 Ft-os HUF gyengülés már 100.000 Ft profitot rántott volna ki a zsebemből! Ezt nem akartam megkockáztatni, ezért a megrendelést devizában igazoltam vissza, azzal a kitétellel, hogy a teljesítés (számlázás) napján fogom forintra váltani, így a vevőre hárult a kockázat.

Néhány vevő egy elfogadott fix Ft-os büdzsével nem érezte magát elég komfortosan egy ilyen szituációban. Tőlük a megrendelés pillanatában bekértem az aznapi árfolyamon számított teljes vételárat, amit azonnal átváltottam az adott devizára és a beszállítót is devizában fizettem ki. Így mindenki boldog volt a végén.

Természetesen azért írtam ezt az egész post-ot, hogy a végére ideírhassam: az ügyviteli szoftverek többsége remekül kezeli a fenti bizonylatokhoz kapcsolódó folyamatokat. Olyat is ismerek, ami az előleg beérkezésekor e-mail-t küld az előlegbekérőt kiállító kereskedőnek, hogy méltóztasson kiállítani az előlegszámlát...

 

Tetszett a blogpost? Ne maradj le egyről sem, kövess minket Facebokon!

A bejegyzés trackback címe:

https://kkv-ugyvitel.blog.hu/api/trackback/id/tr26952019

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

n_eszter 2014.12.03. 09:58:16

Nagyon hasznos összefoglaló, szerintem még azoknak is, akik hallottak már ezekről a verziókról! :)