Többet érdemelsz egy számlázó programnál

KKV Ügyvitel

Na, EZÉRT érdemes kézben tartanod az ügyviteled!

2015. október 17. - Hertay Ákos

Nemrég olvastam egy horrorba illő szituációt egy könyvelői fórumon.

Röviden: a vállalkozó odaadta a könyvelési anyagot a könyvelőjének. Majd szembesült azzal, hogy hozzávágtak egy tetemes, több százezres bírságot, mivel nem mentek be a bevallások, többek közt a mérleg sem. Amikor (kezdetben) finoman érdeklődött a helyzetről, a könyvelő közölte, hogy (a vállalkozó tudta nélkül!) kiadta másnak a munkát, viszont -- a már kevésbé finom érdeklődés ellenére sem -- nem hajlandó se visszaadni, se azt elárulni, kinek.

A tehetetlen vállalkozó nem tudja visszaszerezni az anyagát, ami miatt mással sem tudja megcsináltatni a hiánypótlást, ezért újabb büntetésekre számíthat. A jogi út fájdalmasan hosszú lesz.

Félre ne értsetek, a könyvelőkkel alapvetően nincs baj, szeressétek őket, ez egy kirívó eset. Előfordulhatott volna az is, hogy a könyvelő irodájában tűz üt ki vagy egy szennyvízcső-törés áldozatai lesznek a papírok. Az élet nagy mókamester.

Mi (lett volna) a megoldás?

Nem, véletlenül sem kigyúrt, sötét alakok meggyőzőerejének bevetése.

no_problemo.png


Hanem egy jól felépített és precízen vezetett ügyviteli rendszer. Egy ilyen szituációban életet ment, ha minden (!!!) bejövő számlánkat rögzítjük a saját rendszerünkben, akár csatolmányként szkennelve is mellékeljük, hiszen az alapján azonnal újra lehet csináltatni a bevallásokat mással, és pontosan tudható, melyik partnercégtől kell a hiányzó papírok hiteles másolatait bekérni. Az általunk kiállított számlák másodpéldányainak újranyomtatása pedig könnyedén megoldható.

Ráadásul ha idáig már eljutottunk, akkor lépéselőnybe kerültünk: már az anyag leadásakor tudható, hogy nagyságrendileg mennyi ÁFÁ-t kell majd befizetnünk, jobb rálátásunk lesz a cash-flownkra, nem kell külön Excel táblát vezetgetni az utalandó tételekről, könnyebben kérünk le olyan statisztikát, hogy mire mennyit költünk, melyik értékesítésen mekkora fedezetet realizáltunk...

tovább is van, mondjam még?

A bejegyzés trackback címe:

https://kkv-ugyvitel.blog.hu/api/trackback/id/tr57975469

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

asdf 2015.10.17. 23:54:38

"ha minden (!!!) bejövő számlánkat rögzítjük a saját rendszerünkben, akár csatolmányként szkennelve is mellékeljük"

Ez otletnek jo, csak amig ahelyett, hogy az ugyviteli programbol egygombosan lehetne letarolni egy ilyen szamlat -ugy, hogy kb. az az egyetlen kerdese, hogy van-e kovetkezo oldal vagy nincs (ertem ugy, hogy az ugyviteli program twain-en keresztul kezeli a scannert)-, az a modi, hogy scanneljem be elore, adjak nevet neki, mentsem el valahova, majd az ugyviteli programbol, amikor bevetelezek, a szamla rogzitesenel kulon tallozam ki ezt a konyvtarat meg a file-t es ugy csatoljam, es eztan mar le is lehet tarolni, addig nem hiszem, hogy epeszu ember nekiall ilyet csinalni :)

szürkemókus 2015.10.18. 18:10:00

Ha az egész havi adag számlát egyben (egy file-ba) beszkenneli, az is több, mint a semmi.

Hertay Ákos · http://kkv-ugyvitel.blog.hu 2015.10.19. 06:40:29

@asdf: a számla (tartalmának) ügyviteli rendszerben rögzítése és a szkennelt dokumentum iktatása két külön dolog. A munkafolyamaton sokat lehet gyorsítani azzal, hogy a beszkennelt állományt eleve cégnév_számlaszám.pdf módon mented le, a default mentési hely, és az ügyviteli rendszerben a tallózási mappa is ugyanaz. Így már tényleg csak néhány plusz kattintás -- a rögzítéshez képest. A szkennelés elsősorban azoknál a cégeknél szokott bemászni a képbe, ahol nem a csak számla, hanem egyéb dokumentáció is csatlakozik az ügyhöz, pl. vámhatározat. Ott kifejezetten jó, hogy papírhalmok túrása nélkül is visszakövethető az ügy.

Amire te gondolsz, arra is van megoldás, van olyan magyar cég, aki tömeges számlafelismeréssel foglalkozik. A számlát a szkennelés után OCR-ezik, a feliratok elhelyezése alapján megkeresik az adatokat (pl. az "Adószám: " mellett az adószámot) az adatokat értelmezik, ellenőrzik (pl. a nettó felismert összegek és a bruttó stimmel-e az ÁFA alapján) és az egészet továbbadják a valamilyen adatformátumban az ügyviteli/vállalatirányítási rendszer felé.

Ennek viszont olyan ára van, hogy napi 40-50 bizonylat alatt nem igazán éri meg, amúgy zseniális cucc. Írjak róla?

magg 2015.10.20. 11:06:31

@Hertay Ákos:
Én ugyan nem asdf vagyok, de szívesen olvasnék a "zseniális cucc"-ról. :)

És bár tudom, hogy ez a blog alapvetően énmárka építésre és egy adott szoftveres megoldás reklámjára szolgál, szívesen látnék ügyviteli best practicéket.
Akár onnan indulva, hogy mi kell egy 2015-ös KKV irodába hardveresen (a szerzőnek emlékeim szerint komoly hardvermúltja van), de más, tankönyvi példákat és/vagy rosszul beidegződött rutinfeladatokat tisztába tevő ügyviteli/workflow/pénzügy-számviteli dolgokról is olvasnék.

Köszönöm!

asdf 2015.10.23. 18:35:49

@Hertay Ákos: Nem, en siman csak arra gondoltam, hogy ugyan lehet, hogy biztosamituti alapon nem lenne rossz a bejovo szamlakat scannelve is eltarolni, de en ezzel annal tobbet egyszeruen nem vagyok hajlando foglalkozni, mint hogy a szamla ugyviteli programba torteno rogzitese utan/kozben ranyomok a scanneles gombra a programban, es az anelkul, hogy az kerdezne barmit is, full automatan berant 150dpi szurkearnyalatban egy teljes A4-es oldalt, es a vegen megkerdezi, hogy van-e kovetkezo oldal vagy sincs (mar ha nem adf-es scannerem van), ha nincs, akkor pedig full automatan elmenti az eppen rogzitett szamlahoz csatolva. Ez a scanneljem be, adjak neki nevet, adott helyre mentsem el, majd az ugyviteli programban onnan tallozzam ki ez siman tul sok pain in the ass a ketto(!) darab klikkeleshez kepest.
Az OCR-es bevitel az meg valoban csak igen sok szamlanal megterulo tortenet. Kicsiben (de persze nagyban is) ki lehet(ne) valtani az XML-ben erkezo szamlafile importjaval, en egy rakas helyrol le tudom tolteni a bejovo szamlamat XML-ben, egyetlen apro piciny problema, hogy ezek kozul semelyikben sem szerepel a termek EAN/UPC vonalkodja -ami nalunk barmilyen azonositas alapja- igy sajna kenhetem a hajamra az XML file-okat. Pedig nagy majerseg lenne, ha egy szamla bevetelezese csak annyi lenne, hogy megetetem vele az XML file-t, es csak a gyari szamokat kene belovoldozni a vonalkodolvasoval (sot, esetlegmeg ezt sem, mert ezis benne lenne az XML-ben, az ugyviteli program pedig ezt is kepes lenne kezelni importban).