A könyvelő nem pénzügyi segédmunkás, hanem a legfőbb bizalmasod. Tarts be az alábbi tippek közül legalább hármat és figyeld meg:
kettőtök kapcsolata drámaian javulni fog!
1. Legyél precíz, a hibákat minél hamarabb vedd észre
A számlázás nem tréfadolog, nem véletlenül hívják szigorú számadású bizonylatnak. A kötelező formai elemeken kívül leginkább a tartalmon szokott elcsúszni a dolog és az esetek többségében ez már csak akkor derül ki, amikor a számlák már a kibocsátó és a befogadó oldalán is a könyvelőnél vannak -- ilyenkor pedig a két könyvelő vad levelezésbe kezd egymással, hogy végrehajtsa a "túszcserét." De ez Téged érint a legkellemetlenebbül, hiszen amíg nem jó a számla, addig kifizetve se lesz. Mit tudsz tenni? Használd ki az ügyviteli programod adta lehetőségeket: a partnerednél tölts ki minden lehetséges adatot (kiemelném ezek közül az adószámot, amit időszakosan nem árt ellenőrizni, hogy érvényes-e) és ha igénylik, akkor számlázáskor kedveskedj személyre szóló kis plusz információkkal (tipikus példa mondjuk a keretszerződés vagy megrendelés számának feltüntetése).
2. Legyél képben az előzményekkel
A számlázás már a gazdasági esemény vége, azt számos lépés előzte meg: volt egy ajánlatkérés, történt részedről egy ajánlatadás, az elfogadott ajánlatot megrendelték, a megrendelt termékeket beszerezted, a kollégáid leszállították, majd csak ezután került kiállításra a számla, aminek az ellenértékét várod. A könyvelőd minden bizonnyal tartalmilag is ellenőrzi az általad kiállított és befogadott számlákat és azokkal kapcsolatban kellemetlennek tűnő kérdéseket tehet fel Neked. Ilyenkor nem árt, ha integrált ügyviteli rendszert használsz, a teljes folyamatot -- szinte egy láncra fűzve -- végig tudod lapozni, hogy minden lépésedre emlékezz és megindokolhasd. Ez a képesség kifejezetten jól jöhet még egy NAV ellenőrzéskor (amikor már a kutya sem emlékszik, mi volt 3 éve), de sokat segíthet az ügyfél-reklamációk kezelésénél is.
3. Add le időben a könyvelés anyagot
Evidensnek tűnik, pedig úgy hallottam, sajnos nem az. Ahhoz, hogy a bevallások időben elkészüljenek, időben kell nekiesni a bizonylatok feldolgozásának. Én azt javaslom, hogy miután a hó végi nyitott szállítóleveleket kiszámláztad, az összes kereskedelmi számlával jelentkezz a könyvelőnél már a hónap első napjaiban (én annak idején a jelenléti ívvel együtt adtam át és nyolcadikáig kaptunk fizetést!), a többi rezsi jellegű számlával -- amiből számszerűen lényegesen kevesebb van és egy részük csak hó közepe felé érkezik meg hozzád -- ráérsz később csinálni egy második kört.
4. Ellenőrizd le a paksamétát, mielőtt leadod a könyvelési anyagot
Hallottam olyat is, hogy a könyvelésre csak egy csokor számla-saláta érkezett, hogy azzal kell kezdeni valamit. Azt javaslom, nyomtass ki az ügyviteli programból néhány ellenőrző listát fizetési módonként (kimenő vevő számlák, bejövő szállítói számlák, pénztárjelentés) majd egyenként ellenőrizd, hogy az adott számla (pénztárbizonylat) megvan-e, pipáld ki, és a lista szerint tedd is sorba! Ez csak kb. 1 órányi időráfordítás, de nincs több "kinél veszett el a számla" jellegű vita, és legalább kétszer ennyi időt felemésztő keresgélés.
5. Őrizz meg mindenből egy digitalizált példányt
Amíg a saját számláidról bármikor nyomtatsz egy másolatot, a bejövőkért egy hónappal később -- mondjuk egy garanciális ügyintézésnél -- általában már a könyvelőt kell hívogatni. Szintén telefonálgatós móka, ha a saját másodpéldányunkhoz tűzött egyéb bizonylatot -- például munkalapot vagy teljesítésigazolást -- szeretnénk valamiért viszontlátni. Érdemes lehet ezért minden bejövő számlát, és ügyfél által aláírt bizonylatot beszkennelnünk, majd az ügyviteli rendszerünkben az adott bizonylathoz csatolnunk. Így bármikor, azonnal megtudhatjuk majd, hogy például ki vette át az adott szállítmányt.
6. Mentsd el a készletértéket minden hó végén
Ha új beszállítóval próbálsz majd kapcsolatot kiépíteni, valószínűleg kérni fog egy utolsó havi főkönyvi kivonatot. Amikor leadod az ilyen irányú kérésed a könyvelődnek, máris jön a visszakérdés: mennyi volt a raktárkészlet a hónap utolsó napján? Ha rendes ügyviteli rendszered van, ezt vissza tudod lapozni, ha nem, akkor is legalább exportáld ki a raktárkészleted (értékekkel!) minden hó végén, sosem tudhatod, mikor fog jól jönni.
7. Tudjad, hogy hol, mennyi pénzed van, intézd magadnak az utalásokat
Korábban már töredelmesen bevallottam, hogy ezt valójában a kontroll-mániám mondatja velem. Napi szinten vezetett pénzügyi nyilvántartás nélkül nehéz lesz időben megfogni a kintlevőségeket. Neked volt már olyan, hogy a könyvelőd szólt, hogy valaminek nem látja a kiegyenlítését? Hidd el, a napi utalások kézben tartása nem kvantumfizika, egy ügyviteli rendszer jó esetben nem csak javaslatot tesz a napi utalandókra, de olyan export állományt is generál, amivel a banki terminálba beolvasva szó szerint három kattintásból letudhatod a dolgot.
8. Tartsd kontroll alatt az ÁFÁ-dat
Amikor ügyviteli rendszert használsz amin átpörög minden kimenő és bejövő számlád, akkor nincs több hátfali infarktus huszadika előtt pár nappal, csak egy rápillantást igényel a hó elején, hogy mennyi lesz a fizetendő ÁFÁ-d, a könyvelődtől csak ennek visszaigazolását várod. Ha a kettő között jelentős eltérés van, akkor pedig meglehetősen hamar meg lehet találni, honnan ered a különbség, hiszen minden bizonylat rendelkezésre áll (szkennelve is, ugye?).
9. Ne kelljen kétszer dolgozni ugyanazzal
Kérdezd meg a könyvelődet, milyen könyvelőprogramot használ? Nem kizárt, hogy az ügyviteli rendszered képes arra, hogy az általad kiállított és rögzített bejövő számlákat, banki és pénztárnaplókat valamilyen exportállományként átadja. A rögzítést megúszva gyorsabb lesz a munka és a hibák száma is csökken. Azért is kimondhatatlanul hálás lesz, ha az online pénztárgép használat helyett havonta benyújtandó PTGSZLAH bevallás kigyűjtött adatait -- ami Neked lehet, hogy csak egy kattintás -- átküldöd neki XML-ben.
