Nemrég olvastam egy horrorba illő szituációt egy könyvelői fórumon.
Röviden: a vállalkozó odaadta a könyvelési anyagot a könyvelőjének. Majd szembesült azzal, hogy hozzávágtak egy tetemes, több százezres bírságot, mivel nem mentek be a bevallások, többek közt a mérleg sem. Amikor (kezdetben) finoman érdeklődött a helyzetről, a könyvelő közölte, hogy (a vállalkozó tudta nélkül!) kiadta másnak a munkát, viszont -- a már kevésbé finom érdeklődés ellenére sem -- nem hajlandó se visszaadni, se azt elárulni, kinek.
A tehetetlen vállalkozó nem tudja visszaszerezni az anyagát, ami miatt mással sem tudja megcsináltatni a hiánypótlást, ezért újabb büntetésekre számíthat. A jogi út fájdalmasan hosszú lesz.
Félre ne értsetek, a könyvelőkkel alapvetően nincs baj, szeressétek őket, ez egy kirívó eset. Előfordulhatott volna az is, hogy a könyvelő irodájában tűz üt ki vagy egy szennyvízcső-törés áldozatai lesznek a papírok. Az élet nagy mókamester.
Mi (lett volna) a megoldás?
Nem, véletlenül sem kigyúrt, sötét alakok meggyőzőerejének bevetése.
Hanem egy jól felépített és precízen vezetett ügyviteli rendszer. Egy ilyen szituációban életet ment, ha minden (!!!) bejövő számlánkat rögzítjük a saját rendszerünkben, akár csatolmányként szkennelve is mellékeljük, hiszen az alapján azonnal újra lehet csináltatni a bevallásokat mással, és pontosan tudható, melyik partnercégtől kell a hiányzó papírok hiteles másolatait bekérni. Az általunk kiállított számlák másodpéldányainak újranyomtatása pedig könnyedén megoldható.
Ráadásul ha idáig már eljutottunk, akkor lépéselőnybe kerültünk: már az anyag leadásakor tudható, hogy nagyságrendileg mennyi ÁFÁ-t kell majd befizetnünk, jobb rálátásunk lesz a cash-flownkra, nem kell külön Excel táblát vezetgetni az utalandó tételekről, könnyebben kérünk le olyan statisztikát, hogy mire mennyit költünk, melyik értékesítésen mekkora fedezetet realizáltunk...
