Egy kedves ismerősömtől hallottam egyszer az alábbi megállapítást, aki egy nemzetközi kozmetikai cég hazai leányvállalatának vezetője:
Mindenki pótolható. Az más kérdés, hogy hány emberrel...
Egy életből vett tapasztalat miatt viszont kiegészíteném a fentieket:
...és milyen áron.
Munkámból adódóan elég sokat beszélgetek emberekkel és ilyenkor próbálok képbe kerülni, hogy az ügyviteli folyamataikat mennyire kezelik integráltan. Hány elszigetelt rendszert használnak, milyen információkkal dolgoznak és ezt hogyan osztják meg egymással. A közhiedelemmel ellentétben az Excel tábla és az e-mail NEM a leghatékonyabb módja az utóbbi kettőnek!
A hallottak alapján az esetek többségében elszigetelt szoftverek és folyamatok jellemzőek, nincsenek valós idejű adatok, sok esetben az információ egy POST IT-en csak addig létezik, amíg releváns és a válaszadók elég sokszor szeretnek az emlékezetükre hagyatkozni. Ami mint tudjuk, néha cserben hagyja az embert (általában házvásárlás kapcsán).
Ha emberekkel dolgozol együtt, egy pillanatra állj meg és gondolkozz el! Ha holnap hirtelen valaki nem jönne dolgozni:
- Tudnád értelmezni a monitora köré ragasztott egyszavas POST IT-eket?
- Hozzáférnél az általa kezelt dokumentumokhoz, nyilvántartásokhoz és Excel táblákhoz?
- Tudnád értelmezni ezeket -- az esetek nagy többségében a létrehozó logikáját követő -- adathalmazokat?
- Hozzáférnél a levelezéséhez, vagy más módon utána tudnál nézni, hogy a partnereidnek (szóban!) mit ígért?
- Képbe tudnál kerülni, hogy milyen függő ügyei vannak?
- Mikorra tudnád a fenti információkat beszerezni vagy pótolni?
Mekkora kockázatnak vagy kitéve?
Nem kell nagy tragédiára gondolni, hogy a key account managered esetleg összetöri magát síelés közben. Nemrég hallottam, hogy a babát váró kolléganő a betervezett táppénzt megelőző átadás-átvétel előtt 2 héttel egészséges gyermeknek adott életet. Ami tulajdonképpen örömteli dolog, csak nem a munkáltatónak.
Egy szavas megoldást vársz a fenti problémára? Tessék:
Standardizált Gondolkodásmód Mellett Megfelelően Adminisztrált Adatokkal Feltöltött, Precíz Jogosultsági Rendszert, Központi Dokumentumtárolást és CRM-et Tartalmazó Integrált Ügyviteli Rendszer.
Na jó, 17 szavas, de ez a lényegen nem változtat.