Néhány napja egy reménybeli partnerrel beszélgettünk a számlázási szokásairól, amikor is a beszélgetés felénél feldobta a magas labdát azzal, hogy a számlát

"simán kinyomom PDF-be, átküldöm a partnernek,
aki majd kinyomtatja."

Hogy a klasszikust idézzem: és ez így hogy? És akkor ez most már e-számla, vagy nem e-számla?

A válaszhoz kicsit mélyebbre kell ásnunk és meg kell vizsgálnunk, hogy a különböző számla-kiállítási módok miben különböznek egymástól.

Az első lehetőség az, amikor a mosógépszerelő kézzel kiállítja a számlát... kiállítja... számlát... persze. Inkább hagyjuk, ugorjunk.

A számlázó programmal előállított, kinyomtatott, papír alapú számla a legelterjedtebb. Kétségtelenül vannak előnyei: ez tűnik a leghivatalosabbnak, hiszen általában nem csak az eladó fél írja alá és bélyegzi, de ugyanezt a vevő is megteszi, ezzel igazolva az átvételt. A papíron kibocsátott számla több példányban készül, feltüntetésre kerül a példányszám és a státusz (hogy eredeti vagy másolat). Amikor a vevő 1. eredeti példánya esetleg megsemmisül, úgy "az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat"-ot szokott kérni.

A későbbiekben még fontos lesz, de jó tudni, hogy a fentiekből sem az aláírás, sem az eredeti/másolat státusz, sem a példányszám feltüntetése nem kötelező. Az utóbbiakat szabályozó 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet már rég hatályát vesztette. A bélyegző meg soha nem is volt az, de ettől még használjuk bátran, bajunk nem lesz belőle.

A papír alapú számlák hátránya, hogy kiállításuknak komoly költsége lehet. Ha nem egyből a vevő becses kezébe adjuk, akkor a papír és a nyomtatás költségén felül a postázás is bejátszik. Az elsőbbségi ajánlott küldeményként feladás jelenleg 410 Ft-ba kerül, amibe a tértivevényt és a boríték árát nem is számoltuk bele.

Az e-számla elektronikus kiállítást és befogadást együttesét jelenti. Az e-számlát nem közvetlenül a vevőnek küldjük, hanem egy külső hitelesítő partnerhez kerül feltöltésre, aki ezt hitelesített aláírással és időbélyeggel látja el, majd gondoskodik a megőrzéséről is. A vevő e-mailben kap egy üzenetet, hogy számlája érkezett, megnézi, letölti és kinyomtatja. Mert ki fogja, de minek... az e-számla csak elektronikus formában tekinthető adóügyi bizonylatnak, kinyomtatva nem.
Kevésbé felhasználóbarát körülmény, hogy az ÁFA tv. előírja hogy az e-számlásba a számlabefogadónak előzetesen bele kell egyeznie, ráadásul szegénynek minden hitelesítő szolgáltatóhoz külön kell regisztrálnia, hogy az összes kapott e-számlájához hozzáférhessen.
És tegyük hozzá, azért ez sincs ingyen. A hitelesítésért és a 8-10 év tárolásért számlánként kb. 25-50 Ft-ot fizethetünk.

Távoli nyomtatás, "távszámla": ahol szabály és költség van, ott a magyar embör kitalál valami mást. Több ügyviteli szoftverfejlesztő is előállt a saját elképzelésével. Láttam például olyat, hogy saját tárhelyre töltik fel a kiállított számlát és erről értesítést küldenek a vevőnek, aki ide kattintva ki tudja nyomtatni egyetlen alkalommal  "1. eredeti példány" módon, hogy ezt utána papíron tárolhassa. Ez igazából félig felesleges kör is, hiszen se a példányszám, se az eredeti/másolat nem kötelező már, viszont mindenképpen hasznos abból a szempontból, hogy véletlenül se kerüljön két azonos sorszámú, "1. eredeti" számla a könyvelésbe.

És végül jöjjön az eredeti kérdést felvető megoldás, ahol a számla példányszám és státusz nélkül, sima PDF-ben kerül kiküldésre a vevőnek, aki majd jól kinyomtatja, mi is nyomtatunk belőle egy példányt magunknak és akkor két legyet ütöttünk egy csapásra: szerintünk ez már nem e-számla, mert papíralapon tároljuk és a postaköltséget is megúsztuk.

Ilyet lehet, csak nem szabad.

Ugyanis a NAV szerint "az e-mailben elküldött PDF állomány is elektronikus számlának minősül". És ha annak minősül, akkor időbélyegzővel hitelesíteni kell, gondoskodni kell az megőrzéséről, és innentől papíralapon nem számít adóügyi bizonylatnak sem, stb.

Kivéve, ha a partnerünk ezt a PDF-et kinyomtatja, az e-mailt kitörli és egy adóellenőrzésnél azt mondja, hogy a számlát személyesen vette át vagy postán kapta... :)