Közeledik az év vége, nagyon sok cég szeretne új ügyviteli rendszerrel kezdeni a következő évet. Sokaknak kényszer is, hiszen 2016. január 1-től csak olyan szoftver használható számlázásra, ami rendelkezik "Adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás" funkcióval. Mivel már térdig benne gázolunk a decemberi hónapban (ami sokaknak az éves forgalom jelentős százalékát adja) a későn eszmélőknek a Vállalkozás okosan blog kérésére összeszedtük 10 pontba a szükséges lépéseket, aminek betartásával a váltás a legkevesebb fájdalommal jár.

Mi is tudunk számolni, az első 5 lépés itt található, feltétlenül érdemes ezzel kezdeni az olvasást!

...

6. Infrastruktúra update és telepítés

Ez a rendszergazda dolga a teljes listában, semmi más. Biztosítsuk a leendő szoftver számára az optimális környezetet, telepítsük fel a kliensekre is, a már meglévő tesztadatbázist felhasználva ellenőrizzük a futási sebességet. Semmire sem fogunk menni egy olyan okos szoftverrel, ahol 2-3 másodpercet kell várni két kattintás között.

7. Paraméterezés

Definiáljuk a munkaköröket és állítsuk be a hozzá tartozó jogosultságokat. Mindenki csak annyi funkcióhoz férjen hozzá, ami a munkája elvégzéséhez szükséges. Ha ezt a feladatot jól teljesítjük, a dolgozóknak nem kell egy Boeing műszerfalával megküzdeniük és az esetleges személycserék, bővülések is könnyen kezelhetőek lesznek. Egy újonnan felvett kereskedő pár perc alatt megkaphatja a hozzáférését a rendszerhez a megfelelő csoportba illesztéssel. Csak egy(!) adminisztrátori jogokkal rendelkező személy lehet a rendszerben (a kulcsfelhasználó), ha mindenkinek mindenhez hozzáférést szeretnénk adni, mert „nálunk mindenki mindent csinál” akkor lépjünk vissza az első pontra és nézzünk magunkba.

8. Munkatársak oktatása

A munkatársak oktatását munkakör szerint végezzük, a funkciók működése helyett inkább a folyamatokra koncentráljunk. Mutassuk be azt is, hogy az ő munkájuk milyen hatással lesz másokéra, hogy a későbbiekben egymás minőségellenőrei lehessenek. Legyenek tisztában vele, hogy milyen módon és formában érkezhet feladat másoktól és milyen végeredményt kell produkálniuk, hogy az őket követő munkafázis külön egyeztetések nélkül tudja átvenni a stafétabotot. Ehhez nem szégyen a rendszert 100%-ban ismerő fejlesztő vagy bevezető partner segítségét kérni sem a bevezetéskor, sem a későbbiekben. Jó esetben az elhangzottak 60-70%-a ragad meg a fejekben, ha később egy ilyen kolléga adja át a tudását egy új belépőnek és neki is csak 60-70%-ot sikerül elsajátítania, akkor csak a drága pénzen vett szoftver felét fogja kihasználni. Hagyjuk a kollégákat a tesztrendszeren büntetlenül garázdálkodni, hogy ráálljon a kezük a használatra, csak onnantól fogják elégedetten használni az új jövevényt, ha már kellő rutin is társul hozzá.

9. Átállás

Jelöljük ki a „Nagy Napot”, amikor a régi szoftvernek búcsút intünk és átvisszük (migráljuk) az újba az éles adatainkat. Ennek legideálisabb időpontja éjszaka vagy hétvége, amikor a régi rendszerben nem keletkeznek új adatok, bizonylatok. Írjunk egy TODO listát, töröljük a teszt adatbázist (amit a kollégák már szétbarmoltak) és essünk neki a következő sorrendben: cikkek, vevők, szállítók, készletek, szériaszámok, nyitó egyenlegek (bank, házipénztár), nyitott bizonylatok (vevői és szállítói számlák, megrendelések, foglalások, szállítólevelek, stb). Ellenőrizzük – ahol lehetőségünk van rá -- , hogy az előző rendszerben látott dolgok pontosan és hiánytalanul rendelkezésre állnak az új környezetben. Ezután tegyük el biztos helyre, futtatható módon őrizzük a régi rendszert az előzmények visszaolvashatósága érdekében, és akadályozzuk meg, hogy a kollégák új adatokat vihessenek fel bele.

10.Barátkozás

Ne legyenek illúzióink, az első 1-3 nap egyszerűen rémes lesz, hiába volt oktatás és tesztrendszeren garázdálkodás, a felhasználók semmit sem fognak megtalálni (mert semmi nem ott lesz, ahol eddig volt), az elmondottak felére sem emlékeznek majd. Ezeken a napokon a munka döcögős lesz, feszültségekkel teli, a „régen minden jobb volt” jajveszékelés hallatszik majd mindenhonnan. A kulcsfelhasználó (vagy bevezető külső partner) életéből ez a pár nap éveket vesz majd el. De ahogy a felhasználók újra felfedezik az őket kiszolgáló funkciókat, élesben is végigvisznek egy-két folyamatot, a frusztrációjuk csökken, megérkezik az „aha!” élmény a rutinok erősödésével a hatékonyság új szintre tud lépni.

+1. Legyünk következetesek!

Gyakran előfordul, hogy a kollégák elkezdenek „visszaszivárogni” a korábbi módszerek felé, mert azt szokták meg, azt jobban ismerik. Például a tartozásokról és követelésekről továbbra is vezetnek egy külön Excel táblát, amibe manuálisan rögzítik az adatokat, bár ezt az új rendszer bevezetése feleslegessé tette. Ez esetben dupla adminisztrációt végeznek feleslegesen. Ne engedjük! Továbbra is legyen az asztalunk sarkán a célokat definiáló jegyzet és időről időre ellenőrizzük ezek folyamatos teljesülését.