Megosztok Veletek a történetet a közelmúltból, így élő példával tudok szolgálni, hogy mi történik, ha egy ügyviteli szoftver bevezetést -- tervezést, kialakítást, oktatást -- félvállról vesszük, vagy önerőből úgy futunk neki, hogy csak a technikai részére koncentrálunk.

Egy informatikai cég kérte a segítségemet, hogy utólag tegyük helyre két év hibás szoftver-használatát. A kis alapterületű boltban dolgozó négy képzett informatikus az ügyfeleknél minden felmerülő problémát megoldott, de a kapcsolódó folyamatok elsajátítására nem szánt elég időt. Amikor kiérkeztem és belenéztem a rendszerbe, az első felismerés az volt, hogy

Egyszerű matek: 15 ember utazik a buszon, a megállóban 23-an leszállnak. Hány embernek kell felszállnia a  következő megállónál, hogy üres legyen a busz?

Fél órás nézelődés és beszélgetés után az alábbi hajmeresztő dolgok derültek ki, az elmúlt 2 év kreatív szoftverhasználatáról:

- A spórolás jegyében csak egy felhasználónyi licencet vásároltak. Ennek az lett az következménye, hogy nem tudtak párhuzamosan dolgozni, sokszor vártak egymásra, amíg a "Tibi, lépjél már ki" megvalósult.

- Mivel informatikusok, ezért nagyon helyesen létrehoztak egy adminisztrátorhoz képest korlátozott jogosultságokkal rendelkező felhasználót és mind azt használták. Az csak a kisebbik baj, hogy innentől nem lehetett tudni, ki követte el az adott bizonylatot...

- ...de ez a korlátozás annyira jól sikerült, hogy a jogosultságok köre nem terjedt ki a vevők adatainak módosítására. Eredmény? A név vagy a számlázási cím változása miatt duplán szerepeltek egyes cégek, innentől a hozzájuk kapcsolódó forgalmi statisztika ment a lecsóba. Plusz néha benézték, melyik cégnév az élő ezért keletkezett néhány rossz számla is, sztornóstul.

- Bár aktiválva volt a rendszerben a készletkezelés, de triplán is rosszul használták. Például nem voltak konkrét cikkek a rendszerben, csak kb. 30 általános megnevezés: DVD lemez, Alaplap, Egér, ilyesmik. Fogyási statisztikák, élettörténet, rendelés nyilvántartás? Felejtsd el!

- A legsúlyosabb gond az volt, hogy a készletkezelés bevételezés oldalát abszolút nem használták, miközben lelkesen számlázták. Innentől csak DVD lemezből a szoftver szerint több mint 3000 darabos készlet volt. Minuszban!

- Ha nem használsz konkrét cikkeket és nem vételezel be, akkor minek mondhatsz még búcsút? A leltárnak. Az, hogy év végén egy Excel táblába összeírod, hogy a boltban az 500 különböző termékből mit találtál polcokon azt maximum készletfelmérésnek nevezhetjük.

- Ha eddig még nem lett volna elég, mindenre be volt kapcsolva a szériaszám követés, még a kábelekre is. Szerintetek hányszor tízezer nyitott eladáshoz kapcsolódó sorozatszám volt, amit nem lehetett lezárni, mert a bevételezés hiánya miatt eleve be sem kerültek a rendszerbe? Természetesen ezzel a sorozatszámhoz kötődő élettörténetek is végleg a feledés homályába vesztek.

- Mivel a vevő nyilvántartás eleve problémás volt, a terméknevek pedig semmilyen információ-tartalommal nem bírtak, ezért a rendeléseket már kényszerűségből is külön Excel táblában kellett vezetni. Amiről ott helyben azért kiderült, hogy nem is naprakész, mert "ja, azt még töröld ki, a Pityuék rendelése már bejött".

- A pénzügyi modulon már meg sem lepődtem: a beszállítói tartozásokat és a kintlevőségeket szintén egy külön Excel táblában vezették, pedig a megfelelő modul a rendelkezésükre állt.

A fentiek miatt talán már érhető, miért nem uralták maradéktalanul a helyzetet és hogy ezek mind elkerülhetőek lettek volna, ha betartották volna azt a három egyszerű lépést, amit egy korábbi postban már leírtam.

A tanulság (megint) az, hogy

a szoftver csak akkor tud támogatni a munkádban,

ha már az elejétől kezdve megfelelően használod.

És ennek semmi köze nincs ahhoz, hogy milyen hosszú az ügyviteli program feature-listája, vagy Te mennyire vagy profi a szakmádban.