A címben szereplő mondat egy baráti sörözés alkalmával hangzott el, miután már az asztaltársaság jó magyar szokás szerint elérkezett addig a szintig, amikor jólesett kicsit mások pénztárcájában kotorászni. A téma feldobója rögtön ékes példával is szolgált:
"A Gizi nemrég nyitott egy webshopot, ahol műanyag gyerekmotorokat árul és
képzeld el, nem csinál semmit és dől a pénz!"
Elsőre pont így képzeltük el Gizit
Bár nem ismerem személyesen, de úgy hiszem, Gizinek nem volt ennyire egyszerű dolga. Az üzleti ötleten kívül biztos rengeteg ideje elment a beszállítók felkutatására, nem kapta ingyen se a webdizánjt, se a webshopot és biztos nem kevés erőforrását köti le, hogy a megfelelő marketinget mögé tegye: hirdessen Adwords-ön, közösséget építsen a Facebookon, konverzióra optimalizáljon, blogoljon vagy éppen hírlevelet írjon. Ezeket a részeket nem boncolgatom, a témá(k)nak számos elismert szakértője akad.
Szerintem sokkal érdekesebb, hogy
milyen módon kerülhetnek át a rendelések
Gizi webshopjából a számlázó rendszerébe?
Mert meg kell dolgozni azért a semmittevésért.
1. Trendi full online (fél)megoldás (Ezért a véleményért biztos falhoz állít majd a forradalom)
Látszólag kézenfekvő, egyszerű és nagyszerű: béreljünk egy olyan webshop motort, ami hozzáintegrálható egy online számlázó rendszerhez! Rövid távon valóban megoldás jelenthet, hiszen lesz a háttérben egy valamilyen készletkezelési és rendelés-nyilvántartó rendszerünk, ahonnan könnyen tudunk számlázni. Ideig-óráig működhet is, de idővel ahogy növünk lesznek olyan raktár- és készletkezelési plusz igényeink (például raktárhely kezelés, egyedi azonosító kezelés) ami miatt ezt kinőhetjük. Ráadásul a vállalkozásunk egészének helyzetéről továbbra is csak több rendszer párhuzamos használatával lehetünk képben, vagy a könyvelőt kell faggatnunk az általa is csak később feldolgozott információkért. Mivel ebben az esetben a beszerzési ág és a költség oldal nincs jelen, ezért a fedezeti vagy ÁFA-ra vonatkozó információk időben pont messzebbre kerülnek a kívánatosnál. Emelem a tétet: ez a kombó kifejezetten rossz választás, ha a webáruházat a meglévő fizikai üzletünk plusz értékesítési csatornájaként indítjuk el.
2. Copy-paste módszer
Ilyenkor általában e-mailben kapjuk meg a webshoptól a rendelés adatait és onnan másoljuk át az ügyviteli rendszer rendelés-nyilvántartó részébe. A copy-paste a szegény ember adatimportja. Nem túl gyors, nem túl hatékony, bármikor becsúszhat egy-két hiba, cserébe univerzális: a humán interfész bármilyen rendszerek közé képes hidat emelni. Ugyanakkor ez a művelet egyben az első ellenőrzési pont is, a másolás során az adminisztrátor eleve meggyőződhet az adatok helyességéről és hitelességéről. Például kicsi a valószínűsége, hogy valós rendeléssel állunk szemben, ha a megrendelőt "G*ci Viktor"-nak hívják. Kezdetekben, napi néhány megrendelésnél ez a megoldás még remekül működik, de soha nem érdemes elfelejteni, hogy a másolóbajnok kolléga munkaideje nem kevés pénzbe kerül.
3. XML import
Az előzőnél eggyel haladóbb megoldás, ha a weboldatól nem csak a rendelést részleteit tartalmazó e-mail érkezik meg, hanem a mellékletben található egy importálható állomány. Ekkor az e-mail szöveges részében ellenőrizhető a teljes rendelés, majd ha mindent megfelelőnek találtunk, nagyjából kettő kattintással behúzhatjuk az egészet az ügyviteli rendszerbe. A heterogén rendszerek közti adatcseréhez általában az XML fájlformátum az elterjedt, mivel strukturáltan tárolhatóak benne az adatok. Teljesen más szerkezetet igényel a fejléc (megrendelő neve, számlázási, szállítási cím, áruátvétel módja, fizetés mód, speciális kérés), mint a konkrét terméket tartalmazó tételsorok (termék neve, mennyisége, ára). Mivel ilyenkor a már meglévő törzsadatokon felül újakat is létre tudunk hozni, jogos alapelvárás a fogadó rendszerrel szemben az automatikus ellenőrzés, hogy mondjuk a vásárló már létezik-e, ne hozzon létre duplikátumokat.
4. Folyamatos adatszinkron
Ez tipikusan nem a "feltelepítem és megy" kategória, néhány munkaórát kell reszelni mindkét oldalon, amíg a kapcsolat felépül. De megéri, mert utána tényleg beköszönt a kánaán: az ügyviteli rendszerben kijelölt termékek minden adatukkal -- ide értve az aktuális készletet is -- megjelenhetnek a weben, nem kell őket külön létrehozni, ha bármi változás érinti őket, azok automatikusan érvényesülnek; a partnertörzs szinkronba hozásával egyedi árakat is megjeleníthetünk a vevőinknek; a beérkező rendelések "csak úgy" megjelennek az ügyviteli rendszerben, nekünk már csak teljesítenünk kell őket, kis túlzással élve már csak a számlázás gombot kell nyomogatnunk.
5. A végtelenbe és tovább!
Ha már adatcseréről van szó, ne álljunk meg a vállalkozásunkon belül! Megfelelő elszántság és hatékonyság-fetisizmus esetén kapcsolatot teremthetünk gyakran használt külső rendszerekkel is. Csak néhány példa: a napi utalásainkat -- egyszerre akár több 100 tételt -- egyben átadhatjuk a banki terminálprogramnak; napi több tucat csomag esetében a futárszolgálat felé fél perc alatt leadhatjuk az összes címet; és ahogy már volt róla szó, a könyvelő is iszonyatosan hálás lesz, ha nem kell adatrögzítéssel töltenie az idejét. (Ha Gizinek hívnának, én erre hajtanék)
Február 19-én lesz egy rendezvény a 2015-ös webáruház trendekről, amire én biztos elmegyek és nagy összegbe mernék fogadni, hogy Gizi is ott lesz.
