Ahogy egy cég fejlődik, úgy csiszolódnak a folyamatai és változnak az igényei is: munkatársakkal, telephellyel, az ügyvitel módjával vagy egyébként nagyjából bármivel kapcsolatban. Mivel semmi sem örök, nem kizárt, hogy ezt a régi, rosszul működő bármit le kell cserélni valami újra (ami lehetőleg legyen szebb, jobb mint az előző), ilyenkor viszont felvetődik a kérdés, hogy 

mi a legmegfelelőbb időpont a váltásra?

Néha a régi monitorokat is ki kell dobni (forrás: Index.hu)

Ha az ügyviteli rendszereket nézzük, akkor a legtöbb cégvezető fejében a január 1-el kezdődő átállás fogalmazódik meg első lehetséges időpontként, szigorúan igazodva a pénzügyi évhez. Ha mindenkinek csak ez lenne ideális, akkor az ERP bevezetéssel foglalkozó cégek árazását úgy kellene kialakítani, hogy az év végi egyetlen rendszerátállásból 11 hónapnyi üresjárat is fedezhető legyen. Ráadásul sok cégnek az év vége, a karácsonyi időszak kiemelt terhelést is jelent, ezért a legnagyobb pörgés közepette nem tűnik okos dolognak a kollégák oktatásával foglalkozni, miközben számolatlanul keletkeznek minden percben a régi rendszerben új adatok.

Az én véleményem az, hogy egy ügyviteli rendszert (vagy számlázó programot), ami egy számunkra nem jól működő funkcióval rendelkezik, vagy esetleg pont nem rendelkezik azzal a funkcióval, amivel a működési hatékonyságot egy új szintre lehet emelni,

az első adandó alkalommal le kell cserélni,

amikor elviseljük, hogy a cég áll 1-2 napot.

Ennél fogva nem csak az év vége, vagy a hónap vége, de akár egy hétvége is alkalmas időpont lehet. Mindössze három egyszerű lépésen kell végigmenni:

1. Előkészületek

A legfontosabb és egyben a leghosszabb rész. Ha egy átállás előkészületei rosszul vannak megszervezve, a projekt legkésőbb a végén összedől, de inkább már menet közben. Az előkészületek során egyrészt el kell dönteni, hogy mire állunk át, külső segítséggel vagy belső erőforrásokból oldjuk meg az átállást, és természetesen azt is, hogy mikor állunk át. Meg kell keresni a lehetőséget, hogy az adataink a régi rendszert hogyan fogják elhagyni és milyen formában élednek majd újra az új rendszerben. Újra végig kell gondolnunk az üzleti folyamatainkat és el kell döntenünk, hogy milyen "csontvázakat" szeretnénk magunk mögött hagyni. És miközben már olyan dolgokkal foglalkozunk, mint pl. a jogosultságok vagy a bizonylatok testreszabása, akár már el is kezdhetjük a felhasználók oktatását egy demó rendszeren.

2. Átállási pont

Az átállási pont az a pillanat, amikor a régi rendszert read-only üzemmódba kapcsoljuk, és lehetetlenné tesszük, hogy onnantól új adatok keletkezhessenek benne. Amennyiben kereskedelmi cég vagyunk egy leltárt is kell tartanunk. Optimális esetben a törzsadatok nagyobb része (pl. cikkek és partnerek) már korábban átkerülhetett az új rendszerbe, az átállási pontban az utolsó állapotot is át kell hoznunk: pl. készleteket, élő rendeléseket, egyenlegeket és nyitott számlákat.

Erre a tapasztalatok szerint, megfelelő előkészítés mellett egy KKV-nak bőven elég 1-2 nap.

3. Tesztelés és hibajavítás

Az átállás utáni első munkanapnak érdemes óvatosan nekimenni. Készüljünk fel rá, hogy a kollégák -- még ha előzetesen meg is kapták a megfelelő oktatást -- kb. semmit nem fognak elsőre megtalálni. Ráadásul bármilyen alapos volt az előkészítés, biztosan kell még egy kicsit patkolni a rendszeren: az éles használat alatt könnyebben kiderül, hogy valakinek mondjuk nincs jogosultsága lenyomni egy gombot, ami kellene a munkájához. Igyekezzünk derűsen, pozitívan kezelni minden észrevételt, különben hamar felüti a fejét a belső ellenállás, hogy "régen minden jobb volt".

És ha már idáig eljutottunk, ne felejtsük el bejelenteni az új ügyviteli rendszerünket!