Mielőtt eldöntenénk, hogy beruházunk egy ügyvitelt támogató rendszerre, elsőként az időt kell rászánnunk, hogy végiggondoljuk a belső folyamatainkat: hogyan találkozunk az ügyfelekkel, hogyan tartjuk a kapcsolatot a beszállítóinkkal, milyen logika mentén építettük fel az értékesítésünket, hogyan követjük a pénzügyek alakulását, és így tovább. A KKV-k számára megfizethető kategóriába sorolt dobozos vagy moduláris felépítésű szoftverek egy általánosan megfogalmazott üzleti logikai sorrendet modelleznek, és nem minden esetben képesek tolerálni azt, hogy "a mi cégünk máshogy működik".
Javaslom, hogy két dolgot már az elején húzzunk ki az elvárások listából: amiben szerepelnek a kivéve és az utólag szavak. Mert a szoftvertermék kíméletlen jószág és pontosan azt fogja tenni, amit kértünk tőle.
Az utólagos módosításokat az üzletmenet során érdemes minél inkább mellőznünk, ám ez nem jelenti, hogy rugalmatlanná kell válnunk. Vannak, akik kifejezetten élvezik, hogy röptében megoldják a felmerülő problémákat, nekik kifejezetten nyűgös lesz, hogy ilyenkor többet kell adminisztrálni. Mert bizony adminisztrálni kell minden lépést, hiszen a program csak arról fog tudni, amit közöltünk vele a megfelelő módon.
Érdemes abból a szemszögből is megközelíteni, hogy hány kollégánk munkáját keseríti meg egy utólagos változtatás: ha az ügyfél a megrendelést követően találja ki, hogy a rendelt virágcserepek ne pirosak legyenek, hanem kékek, akkor:
- a kereskedő is dolgozik vele (változtatni kell a rendelésen, hogy végül ne pirosat számlázzunk, miközben kéket adunk)
- a beszerzésnek is plusz munkája van (nem piros festéket kell beszerezni hanem kéket)
- a raktárnak is fel kell hívnunk a figyelmét, hogy másik színt kell kiadni, lehet, hogy már előre összekészítette
- a gyártásnak lehet, hogy be kell iktatnia egy új lépést (mert mondjuk másfajta alapozó kell a szín felvitele előtt, ami ráadásul még lassabban is szárad)
- és a pénzügy sem lesz feltétlenül hanyat esve, mert amíg a piros festéket 60 nap utalásra fizetjük ki a beszállítónak, addig a speciális babakékért készpénzben fizetünk, ami megborítja a cash-flowt.
És ha a fenti példánál a kommunikációba bárhol hiba csúszik... szóval inkább csináljuk egyszer, de akkor jól.
A "kivéve" talán még fontosabb: ha például beállítottuk, hogy a lejárt számlával rendelkező ügyfeleink ne kaphassanak árut, akkor legyünk következetesek, és fogadjuk el, hogy a Józsitól is alapelvárás, hogy időben fizessen, és ne az ügyviteli rendszert szidjuk fennhangon, ha megtagadja a számla kiállítását. A programsorok nem ismerik a hit fogalmát, hogy "Józsi majd utalni fog", csak megállapítani tudják, hogy ez megtörtént-e vagy sem.
